Apa itu Penimbunan Data, dan Risiko Apa yang Ditimbulkannya?

13 Maret, 2024 By Christine Margret Tidak ada komentar 8 menit

Penimbunan data adalah masalah teknologi yang menyebabkan banyak data yang tidak diperlukan disimpan, seperti cara orang menimbun barang di rumah. TI terus membeli penyimpanan, namun data terus menumpuk, tersebar di cloud, sehingga menimbulkan masalah. Ini seperti menahan sesuatu karena kebiasaan atau takut kehilangannya. Saya akan membahas lebih lanjut nanti dalam hal ini blog.

Penimbunan Data

Pengingat Cepat! Pertimbangkan untuk menggunakan VPN saat Anda online. Ini seperti memakai perisai digital yang tidak terlihat, menjaga data pribadi Anda aman dari peretas dan pengintai. Dengan meningkatnya ancaman dunia maya, ini adalah cara mudah untuk menambahkan lapisan perlindungan ekstra pada penjelajahan internet Anda.

Dapatkan FastestVPN

Apa itu Penimbunan Data- Tinjauan Singkat

Penimbunan data, juga dikenal sebagai penimbunan digital atau penimbunan siber, terjadi ketika Anda menyimpan banyak data di perangkat Anda, meskipun data tersebut sudah tidak berguna lagi. Ini seperti mengumpulkan terlalu banyak barang di ruang digital Anda, seperti penimbunan fisik yang membuat rumah Anda berantakan. Kekacauan ini dapat membuat hidup lebih sulit, terutama bagi pemilik bisnis, karena mengganggu pelaksanaan tugas. Orang yang menimbun data bahkan mungkin perlu membeli penyimpanan tambahan, seperti hard drive, yang menghabiskan ruang dan mengingatkan mereka akan kekacauan. Meskipun perangkat kini memiliki penyimpanan yang lebih besar, menimbun data tetap tidak baik karena dapat mengacaukan cara kerja perangkat Anda. Jadi, penting untuk mengetahui alasan Anda menimbun data dan bagaimana cara menghentikannya.

Apakah Penimbunan Data Berbahaya?

Penimbunan data mungkin tampak tidak berbahaya, namun sebenarnya cukup berisiko. Bayangkan data Anda seperti harta karun – berharga dan layak dilindungi. Jika Anda menimbun data, Anda menyimpan semuanya, sehingga sulit untuk memilah dan melindunginya. Peretas menyukai ini karena mereka dapat dengan mudah mencuri informasi sensitif Anda dari semua file yang tidak disortir.

Sebagai sebuah bisnis, hal ini bisa menjadi bencana, merusak reputasi Anda dan menyebabkan banyak stres. Langkah pertama untuk tetap aman adalah memahami data apa yang Anda miliki dan membuang data yang tidak diperlukan. Membersihkan data Anda adalah cara terbaik untuk menjaganya tetap aman dan terlindungi.

Bagaimana Penimbunan Data Mempengaruhi Bisnis?

Penimbunan data berdampak besar pada bisnis, untuk membantu Anda lebih memahami dampaknya, di bawah ini saya akan membahas beberapa dampak yang mungkin dialami bisnis:

1. Peningkatan Biaya

Menyimpan data yang tidak diperlukan dalam jumlah besar dapat meningkatkan biaya operasional bisnis secara signifikan. Hal ini terutama berlaku jika organisasi memilih solusi penyimpanan yang mahal seperti array disk kelas atas atau perpustakaan tape untuk mengakomodasi kelebihan data. Dengan setiap tambahan gigabyte data yang disimpan, beban keuangan bertambah, berdampak pada laba dan mengalihkan sumber daya yang dapat dialokasikan ke tempat lain untuk tujuan yang lebih strategis.

2. Mengurangi Efisiensi

Penimbunan data dapat menghambat sistem dan aplikasi, sehingga menyebabkan penurunan efisiensi operasional. Ketika kapasitas penyimpanan menjadi semakin kewalahan dengan data yang tidak relevan, hal ini dapat memperlambat waktu akses dan menghambat kinerja proses bisnis yang penting. Selain itu, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin seperti pencadangan dan pengelolaan data meningkat, sehingga semakin menghambat produktivitas dan menghambat kemampuan organisasi untuk merespons tuntutan bisnis dengan cepat.

3. Risiko Kepatuhan

Penimbunan data menimbulkan risiko signifikan dalam hal kepatuhan privasi data peraturan. Akumulasi data yang tidak perlu mungkin mencakup informasi sensitif yang tunduk pada standar kepatuhan dan peraturan yang ketat seperti GDPR, HIPAA, atau CCPA. Kegagalan mengelola dan melindungi data ini secara memadai dapat mengakibatkan denda yang mahal, tanggung jawab hukum, dan kerusakan reputasi bagi organisasi.

4. Risiko Keamanan Siber

Selain dampak finansial dan operasional, penimbunan data juga memaparkan bisnis pada peningkatan risiko keamanan siber. Penyimpanan data yang sembarangan meningkatkan kemungkinan serangan bagi penjahat dunia maya dan peretas yang mungkin mengeksploitasi kerentanan dalam informasi yang disimpan. Data sensitif, seperti informasi pelanggan atau data bisnis eksklusif, menjadi target utama pelanggaran data, yang menyebabkan potensi kerugian finansial, denda peraturan, dan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki terhadap reputasi organisasi.

Apa Jenis Penimbunan Data

Penimbunan data terwujud dalam berbagai bentuk, dengan penelitian yang mengidentifikasi jenis-jenis berbeda yang lazim terjadi di kalangan individu dan organisasi.

1. Penimbunan Data Individu

Penimbunan data individu terjadi ketika orang menyimpan lebih banyak data daripada yang diperlukan, sering kali didorong oleh kebiasaan pribadi atau ketakutan akan kehilangan informasi berharga. Tipe ini mencakup berbagai dimensi:

Penimbun yang Cemas

Individu yang tetap berpegang pada data karena khawatir akan potensi konsekuensi penghapusan di masa mendatang. Mereka mungkin menyimpan file-file yang berlebihan karena takut mereka membutuhkannya nanti, meskipun saat ini file-file tersebut tidak ada gunanya.

Penimbun yang Tidak Terlibat atau Tidak Disengaja

Orang-orang ini mengumpulkan data secara tidak sengaja karena kurangnya waktu, motivasi, atau keterampilan berorganisasi. Mereka mungkin menyimpan kekacauan digital hanya karena mereka tidak meluangkan waktu untuk membereskan file mereka.

Kolektor

Penimbun data yang disengaja yang secara sadar mengkurasi dan mengatur datanya untuk alasan sentimental atau praktis. Mereka memiliki keterampilan untuk mengelola dan mengamankan data mereka secara efektif, sering kali membuat banyak cadangan untuk menyimpan informasi berharga.

2. Penimbunan Data Organisasi

Dalam lingkungan organisasi, praktik penimbunan data sering kali didorong oleh persyaratan kepatuhan atau norma kelembagaan. Jenis ini meliputi:

Penimbun yang Patuh

Karyawan atau departemen dalam organisasi mungkin menimbun data sesuai arahan, seringkali melebihi jumlah yang diperlukan retensi data persyaratan. Meskipun data mungkin diatur dan disimpan dengan baik, motivasi penimbunan berasal dari kewajiban kepatuhan, bukan preferensi individu.

Memahami berbagai jenis penimbun data ini sangat penting untuk mengembangkan strategi efektif dalam mengelola dan memitigasi dampak buruk penimbunan data, baik pada tingkat individu maupun organisasi.

Bagaimana Mengetahui Jika Anda Seorang Penimbun Data? Tanda-tanda

Apakah Anda sendiri seorang penimbun data? Jika Anda tidak mengetahuinya, bacalah tanda-tanda di bawah ini untuk mengetahuinya:

Kekurangan Penyimpanan yang Sering Terjadi

Jika Anda terus-menerus kehabisan ruang di perangkat Anda, itu tandanya Anda mungkin menimbun data. Hal ini menunjukkan kurangnya pengelolaan data yang efektif dan menimbulkan pertanyaan tentang rencana penyimpanan jangka panjang Anda. Menyortir data secara terus-menerus untuk menemukan apa yang Anda perlukan hanya membuang-buang waktu dan tenaga, yang menandakan bahwa organisasi data Anda sedang berantakan.

Pengumpulan Data yang Tidak Direncanakan

Pengumpulan data tanpa rencana atau strategi analisis yang jelas menunjukkan adanya kecenderungan penimbunan data. Jika Anda menyimpan data hanya karena “mungkin berguna nantinya”, Anda salah melakukan pendekatan perencanaan bisnis dan analisis strategis. Analisis yang efektif dimulai dengan mendefinisikan masalah, diikuti dengan pengumpulan data yang relevan. Menimbun data tanpa tujuan strategis akan menghasilkan informasi yang tidak relevan dan mengaburkan permasalahan sebenarnya.

Pengacakan Data Tanpa Penghapusan

Memindahkan data dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan lainnya tanpa pernah mempertimbangkan penghapusan menunjukkan adanya perilaku penimbunan. Jika Anda sering mentransfer data berulang kali tanpa mempertanyakan relevansi atau kebutuhannya, kemungkinan besar Anda memiliki akumulasi data yang sudah ketinggalan jaman dan tidak relevan selama bertahun-tahun. Keengganan untuk menghapus data yang tidak perlu berkontribusi pada kekacauan dan disorganisasi ruang penyimpanan digital Anda.

Mengenali tanda-tanda ini adalah langkah pertama untuk mengatasi kebiasaan penimbunan data dan menerapkan strategi pengelolaan data yang efektif. Dengan menerapkan pendekatan proaktif terhadap organisasi dan analisis data, Anda dapat menyederhanakan alur kerja dan memaksimalkan nilai informasi yang disimpan.

Bagaimana Cara Efektif Mengelola Penimbunan Data untuk Bisnis Anda?

Untuk mengelola penimbunan data bisnis secara efektif, penting untuk menetapkan kebijakan yang jelas, memberikan pelatihan keamanan, dan menerapkan rencana respons insiden. Dengan mengatasi aspek-aspek ini, organisasi dapat melindungi data mereka dan meminimalkan risiko yang terkait dengan penimbunan data. Jika Anda memerlukan bantuan dalam meningkatkan langkah-langkah keamanan data, pertimbangkan untuk menghubungi para ahli untuk mengembangkan strategi keamanan informasi yang kuat yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda. Mari kita pahami setiap langkah secara detail di bawah ini:

1. Menetapkan Kebijakan Data yang Jelas

Langkah pertama dalam memerangi penimbunan data adalah memahami kebijakan data organisasi Anda yang ada, jika ada. Menetapkan pedoman yang tegas seputar pengelolaan data di tempat kerja sangat penting untuk mencegah penyimpanan data menjadi tidak terkendali.

2. Tentukan Parameter Kebijakan

Pertimbangkan untuk menetapkan parameter spesifik untuk jenis data yang diizinkan di perangkat bisnis. Tentukan dengan jelas apa yang dimaksud dengan data penting dan data tidak penting yang dapat disimpan di perangkat. Tetapkan jangka waktu berapa lama data yang tidak penting harus tetap berada di perangkat, dan identifikasi jenis data yang dapat segera dihapus.

3. Membuat Pedoman Aksesibilitas

Mengembangkan pedoman aksesibilitas data, termasuk siapa yang dapat mengakses data tertentu dan kapan. Tentukan data dengan akses terbatas dan tetapkan protokol untuk mengaksesnya.

4. Menerapkan Praktik Manajemen Email

Mengatasi penimbunan data yang tidak disengaja, terutama dalam email. Dorong pembersihan kotak masuk secara rutin untuk menghapus email yang tidak perlu, yang dapat membantu mencegah informasi sensitif bertahan lebih lama dari yang diperlukan.

5. Memberikan Pelatihan Keamanan

Latih karyawan tentang risiko keamanan yang terkait dengan data yang terlalu mudah diakses. Pelatihan keamanan data rutin sangat penting untuk melindungi dari pelanggaran. Mendidik karyawan tentang metode umum yang digunakan penjahat untuk mengakses data rahasia, seperti phishing dan rekayasa sosial.

6. Menetapkan Rencana Respons Insiden

Kembangkan rencana respons insiden yang menyeluruh untuk memitigasi dampak pelanggaran data. Tunjuk karyawan yang mengetahui langkah-langkah yang harus diambil jika terjadi serangan, sehingga memastikan respons yang cepat dan efektif.

7. Pastikan Fleksibilitas Tempat Kerja

Akui tantangan yang ditimbulkan oleh fleksibilitas tempat kerja dan penyimpanan cloud dalam melacak dan mengatur data. Meskipun menjaga data dalam jumlah besar pada dasarnya tidak buruk, menjaga visibilitas dan menetapkan kebijakan untuk melindungi dari risiko keamanan adalah hal yang terpenting.

Kata-kata Terakhir tentang Penimbunan Data

Penimbunan data menimbulkan risiko besar yang mungkin tidak langsung terlihat. Meskipun menyimpan semuanya tampak tidak berbahaya, kenyataannya hal ini membuat data Anda rentan terhadap ancaman dunia maya. Peretas berkembang pesat dengan data yang tidak terorganisir, dengan mudah mengakses dan mengeksploitasi informasi sensitif. Bagi dunia usaha, konsekuensinya bisa sangat buruk, menyebabkan rusaknya reputasi dan meningkatnya stres. Ke lindungi data Anda dan menjaga bisnis Anda, penting untuk mengambil langkah proaktif dalam merapikan dan mengatur data Anda. Ingat, memahami data apa yang Anda miliki dan membuang apa yang tidak Anda perlukan adalah langkah pertama untuk memastikan keselamatan dan keamanan informasi berharga Anda.