Cos'è lo Shadow IT? Esplorare i rischi e i benefici coinvolti

22 Agosto 2023 By Janne Smith Non ci sono commenti 8 minuti

Lo Shadow IT potrebbe evocare pensieri di hacker esperti e complessi schemi sotterranei. Tuttavia, approfondire e apprendere cos'è lo Shadow IT, è qualcosa di semplice come utilizzare un'app per inviare messaggi al tuo collega per motivi di lavoro. Tuttavia, nonostante queste app siano corone aziendali, sono ancora fuori dal controllo di un'organizzazione.

Cos'è lo Shadow IT

Tuttavia, questo non riguarda solo lo Shadow IT. Dalla sua definizione letterale ai vantaggi dello Shadow IT, esploreremo tutto.

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Lo Shadow IT prevede l'utilizzo di strumenti tecnologici senza l'approvazione dell'IT.
I vantaggi includono l'accelerazione delle attività, il risparmio sui costi e flussi di lavoro più fluidi.
I dipendenti lo utilizzano per aumentare la produttività o per mancanza di consapevolezza.
Un esempio è l'utilizzo di software non autorizzato come le app di condivisione file.
I rischi includono l’esposizione dei dati, violazioni della sicurezza e mancanza di controllo.
Una VPN, ad esempio FastestVPN, possono tutelarsi da questi rischi.
Proteggi lo shadow IT, segui le regole e considera l'utilizzo di una VPN per una maggiore protezione.

Di cosa parleremo

Cos'è lo Shadow IT?
Lo Shadow IT è una buona cosa?
Perché i dipendenti utilizzano lo Shadow IT?
Qual è un esempio di Shadow IT
Quali sono i vantaggi dello Shadow IT?
Quali sono i rischi associati allo Shadow IT?
In che modo una VPN aiuta a mitigare i rischi dello shadow IT

Cos'è lo Shadow IT?

Il termine “shadow IT” descrive l'uso di software, hardware e servizi in un ambiente professionale senza ricevere l'autorizzazione dal reparto IT del proprio datore di lavoro. Questi strumenti IT ombra non devono necessariamente essere illegali, pericolosi o ufficialmente vietati dall'organizzazione. Si tratta invece di strumenti esterni alle norme di sicurezza e di flusso di lavoro dell'azienda.

Lo Shadow IT è una buona cosa?

Chris Kapustra–Il Principal Architect di Insight Enterprises afferma: “Gli strumenti Shadow IT accelerano le procedure e risolvono i problemi istantaneamente. E secondo Gartner, le aziende spendono tra il 30% e il 40% dei loro budget IT nello shadow IT. Sebbene ciò riassuma l'importanza dello Shadow IT nel settore aziendale, c'è ancora altro che lo rende una vera felicità per l'azienda.

Nel frattempo, i dipartimenti IT solitamente adottano regole e processi diversi per controllare l’adozione e l’implementazione della nuova tecnologia. Anche se questi passaggi hanno lo scopo di proteggere l’azienda, potrebbero involontariamente ostacolare l’innovazione e il progresso. Al contrario, lo shadow IT evita queste regole, consentendo un flusso più rapido e senza restrizioni delle procedure aziendali.

Perché i dipendenti utilizzano lo Shadow IT?

Siamo onesti: hai letto attentamente la politica IT della tua azienda prima di accettarla? Sapevi che molte aziende vietano ai dipendenti di accedere ai documenti di lavoro sui loro telefoni personali?

Uno dei motivi principali per cui i dipendenti utilizzano lo shadow IT è migliorare la produttività del lavoro. Ad esempio, alcune aziende devono ancora imparare a passare da Skype Business a Slack. Tuttavia, alcuni dipendenti potrebbero ancora utilizzarlo, ma l'azienda non lo approva. Nonostante ciò, Slack ha varie altre funzionalità che possono assistere le operazioni aziendali.

Inoltre. in alcune circostanze, le persone potrebbero non essere consapevoli del fatto che i loro comportamenti si qualificano come shadow IT.

Qual è un esempio di Shadow IT?

Shadow IT comprende un'ampia gamma di hardware e software. Tutto ciò che è portatile o che è possibile installare su un dispositivo si qualifica come potenziale shadow IT. Di seguito è riportato un esempio di Shadow IT:

Condivisione di file

Shadow IT è quando scegli di utilizzare un programma di editing di documenti diverso da quello approvato dalla tua azienda.

Puoi abilitare facilmente l'accesso ai file con i tuoi colleghi tramite un sistema di condivisione file. E l'utilizzo di alternative di archiviazione fornite da servizi cloud come Google Drive è un metodo comune di condivisione di file.

In questo modo, se scegli di trasferire i dati relativi al lavoro a servizi basati su cloud non consentiti dal tuo datore di lavoro, come il tuo account Dropbox personale. In alternativa, puoi utilizzare Google Documenti per la scrittura collaborativa in modo che altri possano aggiungere facilmente commenti e modifiche. Potresti, tuttavia, scegliere l'interfaccia utente tranquilla di Microsoft Word o la semplicità di NotePad.

Quali sono i vantaggi dello Shadow IT?

Ecco i 5 principali vantaggi dello Shadow IT:

Costi tecnologici inferiori

Anche se è noto che le aziende contribuiscono agli sprechi SaaS, un'azienda media spreca $ 135,000 all'anno sulle licenze software non necessarie. E puoi sempre risparmiare utilizzando altri strumenti efficienti.

Il tuo team può trovarsi ad affrontare limitazioni finanziarie a seconda delle politiche di acquisto della tua organizzazione. In queste circostanze potrebbe esserci il desiderio di utilizzare alternative gratuite e conosciute invece del software necessario.

Ad esempio, puoi passare da Microsoft Office alla suite Editor di Google Documenti per utilizzare i soldi risparmiati per le esigenze di altri team.

Esecuzione delle attività più rapida

Lo Shadow IT elimina la necessità che il personale IT comprenda gli obiettivi e le esigenze specifiche delle controparti aziendali. Consente invece al team di decidere e utilizzare gli strumenti Shadow IT che funzionano meglio per l'esecuzione delle attività.

Ad esempio, quando lavori su un documento online, basta un clic per abilitare l'accesso e consentire ad altri di vedere su cosa stai lavorando, con la possibilità di commentare sul posto.

Adozione del software più semplice

Il tuo team è più agile del tuo reparto IT e spesso si muove più rapidamente per gestire le nuove tendenze e i problemi del mercato.

Le tecnologie in rapido sviluppo hanno il potenziale per apparire dal nulla e diventare ampiamente utilizzate prima che le analisi sulla sicurezza siano completate. Nonostante l’adozione limitata di software o strumenti, la richiesta di un’autorizzazione IT formale alla fine porterà alla perdita di opportunità.

Quali sono i rischi associati allo Shadow IT?

Anche con le migliori intenzioni, lo shadow IT presenta diversi possibili rischi per la sicurezza della tua azienda. Ecco alcuni motivi per cui le aziende rifiutano attivamente l’utilizzo dello shadow IT.

Dati non protetti

Il Costo di un rapporto sulla violazione dei dati 2022 ha scoperto che il costo medio di una violazione dei dati è pari a circa $4.35 milioni. Per evitare questi costi elevati, i dipartimenti IT stabiliscono politiche che regolano l'uso consentito dei dati aziendali sensibili da parte dei lavoratori nell'ambito delle loro normali responsabilità.

Quando i dipendenti infrangono queste norme definite, aprono involontariamente la porta all’ingresso illegale in questo ambiente sicuro.

Questi atti potrebbero essere subdoli, come lo scambio di informazioni segrete con ChatGPT per scopi decisionali o l'invio di dati sensibili tramite account di posta elettronica personali. Una volta che i dati sono stati esposti, non c'è modo di riportarli all'interno del sistema sicuro. A sostegno di ciò, 79% degli esperti IT ritiene che l’adozione dello shadow IT metta a repentaglio i dati aziendali.

Dati incoerenti e minacce alla sicurezza informatica

Le aziende sono generalmente vincolate a rigorosi obblighi normativi quando proteggono i dati sensibili, principalmente le informazioni che possono essere utilizzate per identificare le persone. Ad esempio, le aziende devono rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

La complicazione deriva dal fatto che le organizzazioni potrebbero incorrere in sanzioni per non aver mantenuto adeguate misure di protezione dei dati, indipendentemente dal fatto che si verifichi una violazione dei dati. L’implementazione di un sistema IT ombra non approvato all’interno dell’azienda per gestire i dati personali potrebbe essere sufficiente a giustificare tali sanzioni.

Flusso incontrollato di dati

Le risorse IT ombra esulano dall'ambito del monitoraggio dell'organizzazione, indicando che i team di sicurezza informatica non possono analizzare la loro suscettibilità, migliorare la loro sicurezza o notare possibili problemi. Anche il sistema di sicurezza informatica più completo non riuscirà a proteggere i dati di un’azienda se gli hacker riescono ad accedervi tramite uno smartphone Android illegale.

L'onere di salvaguardare lo shadow IT ricade esclusivamente sulle spalle dell'utente, che potrebbe aver bisogno di essere più esperto in tutti i potenziali percorsi di attacco o nella configurazione sicura dello strumento per l'uso professionale. Il pericolo potrebbe essere semplice come ritardare un aggiornamento di sicurezza fondamentale per un breve periodo, lasciando il programma o il dispositivo vulnerabile a una nota falla di sicurezza.

In che modo una VPN aiuta a mitigare i rischi dello shadow IT

Una VPN affidabile, come FastestVPN, protegge i dati aziendali e controlla l'accesso ai dati degli utenti. Garantisce una protezione completa dei dati durante l'interazione con app e siti Web online e possono nascondere risorse specifiche. Alternativa Identity and Access Management (IAM) I sistemi, spesso utilizzati per il controllo degli accessi, aiutano anche a gestire l'accesso degli utenti.

Oltre a ciò, attraverso la crittografia completa del tunnel, Internet Kill Switch, Gabbia di protezione protocollo molte altre funzionalità di prim'ordine possono mitigare in modo significativo i rischi che lo Shadow IT comporta.

Domande frequenti: cos'è lo Shadow IT?

Cosa si intende con il termine shadow IT?

Lo Shadow IT utilizza apparecchiature o software relativi all'IT da una persona o un dipartimento all'interno di un'organizzazione senza la conoscenza o il coinvolgimento della sezione IT o di sicurezza dell'azienda. Ciò include vari componenti come servizi cloud, applicazioni software e risorse fisiche.

In che modo lo shadow IT si collega al cloud computing?

Lo Shadow IT è l'uso illecito di servizi basati su cloud, una componente del cloud computing. I dipendenti possono utilizzare questi servizi senza l'autorizzazione del reparto IT, mettendo a rischio la sicurezza e la conformità. Ciò dimostra la relazione tra la comodità dei servizi cloud e il desiderio di evitare canali IT consolidati, che possono causare problemi.

Nota finale

L’aspetto fondamentale è gestire in modo efficiente i sistemi per salvaguardare l’esistenza dello shadow IT all’interno della rete. Le organizzazioni devono implementare misure di sicurezza informatica complete, come l’obbligo dell’uso di tecnologie di sicurezza cloud, per garantire ai dipendenti un accesso sicuro ai dati aziendali. Questo metodo migliora la sicurezza dei dati anche quando vengono utilizzati software o dispositivi personali non autorizzati.

D'altra parte, utilizzando una VPN affidabile, come FastestVPN, apre la strada a una maggiore sicurezza sfruttando al tempo stesso gli strumenti Shadow IT. Goditi un'esperienza ininterrotta senza mai preoccuparti della perdita di dati!