Apa itu Bayangan? Menjelajahi Risiko dan Manfaat yang Terlibat

22 Agustus 2023 By Janne Smith Tidak ada komentar 8 menit

Shadow IT mungkin membangkitkan pemikiran tentang peretas yang terampil dan skema bawah tanah yang kompleks. Namun, menyelam lebih dalam dan mempelajari apa itu Shadow IT, itu adalah sesuatu yang sederhana seperti menggunakan aplikasi untuk mengirim pesan kepada kolega Anda untuk tujuan kerja. Namun, meskipun aplikasi-aplikasi ini adalah milik perusahaan, mereka masih berada di luar kendali organisasi.

Namun, itu tidak semua tentang Shadow IT. Dari definisi literal hingga manfaat Shadow IT, kami akan mengeksplorasi semuanya. 

Teruslah membaca untuk mengetahui lebih lanjut!

Tidak Punya Waktu Luang? Inilah intinya

• Shadow IT melibatkan penggunaan alat teknologi tanpa persetujuan TI.
• Manfaatnya termasuk mempercepat tugas, penghematan biaya, dan alur kerja yang lebih lancar.
• Karyawan menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas atau karena kurangnya kesadaran.
• Contohnya adalah penggunaan perangkat lunak tidak sah seperti aplikasi berbagi file.
• Risikonya mencakup paparan data, pelanggaran keamanan, dan kurangnya kontrol.
• VPN, seperti FastestVPN, dapat melindungi dari risiko ini.
• Amankan TI bayangan, ikuti aturan, dan pertimbangkan untuk menggunakan VPN untuk perlindungan tambahan.

Yang Akan Kami Bahas

• Apa itu Shadow IT?
• Apakah Bayangan Itu Hal yang Baik?
• Mengapa Karyawan Menggunakan Shadow IT?
• Apa Contoh Shadow IT
• Apa Manfaat Shadow IT?
• Apa Risiko yang Terkait dengan Shadow IT?
• Bagaimana VPN Membantu Mengurangi Risiko TI Bayangan

Apa itu Shadow IT?

Istilah “IT bayangan” menggambarkan penggunaan perangkat lunak, perangkat keras, dan layanan dalam lingkungan profesional tanpa mendapat izin dari departemen TI di tempat kerja. Alat TI bayangan ini tidak harus ilegal, berbahaya, atau dilarang secara resmi oleh organisasi. Sebaliknya, ini adalah alat yang berada di luar norma keamanan dan alur kerja perusahaan.

Apakah Bayangan Itu Hal yang Baik?

Chris Kapustra–Arsitek Utama di Insight Enterprises, mengatakan, “Alat TI bayangan mempercepat prosedur dan menyelesaikan masalah instan. Dan menurut Gartner, bisnis menghabiskan antara 30% dan 40% anggaran TI mereka untuk TI bayangan. Meskipun hal tersebut merangkum pentingnya Shadow IT di sektor korporasi – masih ada hal lain yang menjadikannya kebahagiaan bagi perusahaan. 

Sementara itu, departemen TI biasanya menerapkan aturan dan proses yang berbeda untuk mengontrol adopsi dan penerapan teknologi baru. Meskipun langkah-langkah ini dimaksudkan untuk mengamankan perusahaan, langkah-langkah tersebut mungkin secara tidak sengaja menghambat inovasi dan kemajuan. Sebaliknya, TI bayangan menghindari aturan-aturan ini, sehingga memungkinkan alur prosedur bisnis yang lebih cepat dan tidak terbatas.

Mengapa Karyawan Menggunakan Shadow IT?

Jujur saja: apakah Anda membaca kebijakan TI perusahaan Anda dengan benar sebelum menyetujuinya? Tahukah Anda bahwa banyak perusahaan melarang karyawannya mengakses dokumen kerja melalui ponsel pribadinya?

Salah satu alasan utama karyawan menggunakan TI bayangan adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka. Misalnya, beberapa bisnis masih perlu belajar untuk beralih dari bisnis Skype ke Slack. Namun, beberapa karyawan mungkin masih menggunakannya, namun perusahaan tidak menyetujuinya. Meski begitu, Slack memiliki berbagai fitur lain yang dapat membantu operasional perusahaan.

Selain itu. dalam beberapa keadaan, individu mungkin tidak menyadari bahwa perilaku mereka termasuk dalam IT bayangan.

Apa Itu Contoh Shadow IT?

Shadow IT mencakup berbagai perangkat keras dan perangkat lunak. Segala sesuatu yang portabel atau yang dapat Anda instal pada perangkat memenuhi syarat sebagai IT bayangan potensial. Berikut adalah contoh Shadow IT:

File sharing

Shadow IT adalah ketika Anda memilih untuk menggunakan program pengeditan dokumen selain yang disetujui oleh perusahaan Anda.

Anda dapat dengan mudah mengaktifkan akses file dengan rekan kerja Anda melalui sistem berbagi file. Dan memanfaatkan alternatif penyimpanan yang disediakan oleh layanan cloud seperti Google Drive adalah metode berbagi file yang umum. 

Dengan cara ini, jika Anda memilih untuk mentransfer data terkait pekerjaan ke layanan berbasis cloud yang tidak diizinkan oleh perusahaan Anda, seperti akun Dropbox pribadi Anda. Atau, Anda dapat menggunakan Google Dokumen untuk penulisan kolaboratif sehingga orang lain dapat dengan mudah menambahkan komentar dan penyesuaian. Namun, Anda dapat memilih antarmuka pengguna Microsoft Word yang tenang atau keterusterangan NotePad. 

Apa Manfaat Shadow IT?

Berikut adalah 5 manfaat utama Shadow IT:

Biaya Teknologi Lebih Rendah

Meskipun perusahaan terkenal berkontribusi terhadap limbah SaaS – rata-rata limbah bisnis $ 135,000 setiap tahun pada lisensi perangkat lunak yang tidak dibutuhkan. Dan Anda selalu dapat berhemat dengan menggunakan alat efisien lainnya.

Tim Anda dapat menghadapi keterbatasan keuangan tergantung pada kebijakan pembelian organisasi Anda. Mungkin ada keinginan untuk menggunakan alternatif yang terkenal dan gratis daripada perangkat lunak yang diperlukan dalam situasi ini. 

Misalnya, Anda dapat beralih dari Microsoft Office ke Google Docs Editor Suite untuk menggunakan uang yang Anda hemat untuk kebutuhan tim lainnya.

Eksekusi Tugas Lebih Cepat

Shadow IT menghilangkan kebutuhan staf TI untuk memahami tujuan dan kebutuhan spesifik rekan-rekan mereka di sisi bisnis. Sebaliknya, ini memungkinkan tim untuk memutuskan dan menggunakan alat Shadow IT yang paling sesuai untuk pelaksanaan tugas. 

Misalnya, saat mengerjakan dokumen online, hanya perlu satu klik untuk mengaktifkan akses dan memungkinkan orang lain melihat apa yang sedang Anda kerjakan – yang mengarah ke kemampuan untuk berkomentar saat itu juga.

Adopsi Perangkat Lunak Lebih Mudah

Tim Anda lebih gesit dibandingkan departemen TI Anda, dan sering kali bergerak lebih cepat untuk menangani tren dan masalah baru di pasar. 

Teknologi yang berkembang pesat berpotensi muncul begitu saja dan digunakan secara luas sebelum analisis keamanan selesai. Meskipun adopsi perangkat lunak atau alatnya kecil, memerlukan otorisasi TI formal pada akhirnya akan menyebabkan hilangnya peluang.

Apa Risiko yang Terkait dengan Shadow IT?

Bahkan dengan niat terbaik sekalipun, IT bayangan menghadirkan beberapa kemungkinan risiko keamanan bagi perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis secara aktif menolak penggunaan TI bayangan.

Data Tidak Dilindungi

Grafik Biaya Laporan Pelanggaran Data 2022 menemukan bahwa biaya rata-rata pelanggaran data adalah sekitar $ 4.35 juta. Untuk menghindari biaya tinggi ini, departemen TI menetapkan kebijakan yang mengatur penggunaan data sensitif perusahaan yang diizinkan oleh pekerja dalam tanggung jawab reguler mereka.

Ketika karyawan melanggar norma-norma yang ditetapkan ini, mereka secara tidak sengaja membuka pintu bagi masuknya secara ilegal ke dalam lingkungan yang aman ini. 

Tindakan ini mungkin tidak kentara, seperti bertukar informasi rahasia dengan ChatGPT untuk tujuan pengambilan keputusan atau mengirimkan data sensitif melalui akun email pribadi. Setelah data terekspos, tidak ada cara untuk mengembalikannya ke dalam sistem aman. Mendukung itu, 79% pakar TI merasa bahwa penerapan TI bayangan membahayakan data perusahaan.

Data yang Tidak Konsisten dan Ancaman Keamanan Siber

Perusahaan biasanya terikat pada peraturan yang ketat ketika melindungi data sensitif, terutama informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi orang. Misalnya, perusahaan harus mematuhi Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR).

Kerumitan ini timbul dari kenyataan bahwa organisasi mungkin menghadapi hukuman karena gagal mempertahankan langkah-langkah perlindungan data yang memadai, terlepas dari apakah pelanggaran data terjadi atau tidak. Penerapan sistem TI bayangan yang tidak disetujui dalam perusahaan untuk mengelola data pribadi mungkin cukup untuk membenarkan sanksi tersebut.

Aliran Data yang Tidak Terkendali

Aset TI bayangan berada di luar cakupan pemantauan organisasi, menunjukkan bahwa tim keamanan siber tidak dapat menganalisis kerentanan mereka, meningkatkan keamanan mereka, atau memperhatikan kemungkinan masalah. Bahkan sistem keamanan siber terlengkap sekalipun akan gagal melindungi data perusahaan jika peretas dapat mengaksesnya melalui Smartphone Android ilegal.

Beban pengamanan TI bayangan hanya berada di pundak pengguna, yang mungkin perlu lebih berpengalaman dalam semua rute serangan potensial atau penyiapan alat yang aman untuk penggunaan profesional. Bahayanya mungkin sesederhana menunda pembaruan keamanan penting untuk waktu yang singkat, membuat program atau perangkat rentan terhadap kelemahan keamanan yang terkenal.

Bagaimana VPN Membantu Mengurangi Risiko TI Bayangan

VPN yang andal, seperti FastestVPN, melindungi data perusahaan dan mengontrol akses data pengguna. Ini memastikan perlindungan data lengkap saat berinteraksi dengan aplikasi dan situs web online, dan mereka dapat menyembunyikan sumber daya tertentu. Alternatif identitas dan manajemen akses (IAM) sistem, yang sering digunakan untuk kontrol akses, juga membantu mengelola akses pengguna.

Selain itu, melalui enkripsi terowongan lengkap, Internet Kill Switch, WireGuard protokol dan banyak fitur terbaik lainnya dapat secara signifikan mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh Shadow IT.

Catatan akhir

Kuncinya adalah mengelola sistem secara efisien untuk menjaga keberadaan TI bayangan dalam jaringan Anda. Organisasi harus menerapkan tindakan keamanan siber yang komprehensif, seperti mengamanatkan penggunaan teknologi keamanan cloud, untuk menjamin karyawan memiliki akses yang aman ke data perusahaan. Metode ini meningkatkan keamanan data bahkan ketika perangkat lunak atau perangkat pribadi yang tidak sah digunakan.

Sebaliknya, menggunakan VPN yang tepercaya, misalnya FastestVPN, membuka jalan bagi peningkatan keamanan saat Anda memanfaatkan alat Shadow IT. Nikmati pengalaman tanpa gangguan tanpa perlu mengkhawatirkan kebocoran data!

Berlangganan Newsletter

Terima posting tren minggu ini dan pengumuman terbaru dari FastestVPN melalui buletin email kami.

Alamat email