Co to jest gromadzenie danych i jakie stwarza ryzyko?

13 marca 2024 r. By Krystyna Małgorzata Bez komentarza 8 minut

Gromadzenie danych to problem technologiczny polegający na przechowywaniu dużej ilości niepotrzebnych danych, podobnie jak ludzie gromadzą rzeczy w domu. Dział IT wciąż kupuje pamięć masową, ale dane gromadzą się, rozproszone w chmurach, tworząc problemy. To jak trzymanie się rzeczy z przyzwyczajenia lub ze strachu, że je stracisz. Omówię więcej w dalszej części tego artykułu blog.

Gromadzenie danych

Szybkie przypomnienie! Rozważ użycie VPN, gdy jesteś online. To jak noszenie cyfrowej niewidzialnej tarczy, która chroni Twoje prywatne dane przed hakerami i szpiegami. W obliczu rosnącej liczby zagrożeń cybernetycznych jest to łatwy sposób na dodanie dodatkowej warstwy ochrony do przeglądania Internetu.

Get FastestVPN

Co to jest gromadzenie danych — krótki przegląd

Gromadzenie danych, znane również jako gromadzenie cyfrowe lub gromadzenie cybernetyczne, ma miejsce, gdy przechowujesz dużo danych na swoich urządzeniach, nawet jeśli nie są już one przydatne. To tak, jakby gromadzić za dużo rzeczy w cyfrowej przestrzeni, tak jak fizyczne gromadzenie powoduje bałagan w domu. Ten bałagan może utrudniać życie, zwłaszcza właścicielom firm, ponieważ utrudnia wykonywanie zadań. Osoby gromadzące dane mogą nawet potrzebować dodatkowego miejsca na dysku, np. dysków twardych, które zajmują miejsce i przypominają o bałaganie. Mimo że urządzenia mają teraz więcej miejsca na dane, gromadzenie danych nadal nie jest dobrym pomysłem, ponieważ może to zepsuć działanie urządzeń. Dlatego ważne jest, aby dowiedzieć się, dlaczego gromadzisz dane i jak to zatrzymać.

Czy gromadzenie danych jest niebezpieczne?

Gromadzenie danych może wydawać się nieszkodliwe, ale w rzeczywistości jest dość ryzykowne. Pomyśl o swoich danych jak o skarbie – cennym i wartym ochrony. Jeśli gromadzisz dane, przechowujesz wszystko, co utrudnia ich sortowanie i ochronę. Hakerzy to uwielbiają, ponieważ mogą łatwo ukraść poufne informacje ze wszystkich nieposortowanych plików.

Dla firmy może to być katastrofalne w skutkach, zrujnować Twoją reputację i spowodować duży stres. Pierwszym krokiem do zachowania bezpieczeństwa jest zrozumienie, jakie dane posiadasz i pozbycie się tego, czego nie potrzebujesz. Uporządkowanie danych to najlepszy sposób na zapewnienie ich bezpieczeństwa.

Jak gromadzenie danych wpływa na firmy?

Gromadzenie danych ma duży wpływ na firmy. Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć jego wpływ, poniżej omówię kilka skutków, których mogą doświadczyć firmy:

1. Zwiększone koszty

Przechowywanie dużych ilości niepotrzebnych danych może znacząco zawyżać koszty operacyjne przedsiębiorstw. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli organizacje decydują się na drogie rozwiązania pamięci masowej, takie jak wysokiej klasy macierze dyskowe lub biblioteki taśmowe, aby pomieścić nadmiar danych. Z każdym dodatkowym gigabajtem przechowywanych danych rośnie obciążenie finansowe, co ma wpływ na wyniki finansowe i powoduje przekierowanie zasobów, które można przeznaczyć gdzie indziej na bardziej strategiczne cele.

2. Zmniejszona wydajność

Gromadzenie danych może blokować systemy i aplikacje, prowadząc do zmniejszenia wydajności operacyjnej. Ponieważ pojemność pamięci masowej jest coraz bardziej zapełniona nieistotnymi danymi, może to wydłużyć czas dostępu i utrudnić wykonywanie krytycznych procesów biznesowych. Ponadto zwiększa się czas potrzebny na wykonanie rutynowych zadań, takich jak tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie danymi, co jeszcze bardziej ogranicza produktywność i zdolność organizacji do szybkiego reagowania na potrzeby biznesowe.

3. Ryzyko braku zgodności

Gromadzenie danych stwarza znaczne ryzyko w zakresie zgodności z prywatność danych przepisy prawne. Gromadzenie niepotrzebnych danych może obejmować informacje wrażliwe, które podlegają rygorystycznym standardom i przepisom dotyczącym zgodności, takim jak RODO, HIPAA lub CCPA. Nieodpowiednie zarządzanie tymi danymi i ich ochrona może skutkować kosztownymi karami, odpowiedzialnością prawną i utratą reputacji organizacji.

4. Zagrożenia cyberbezpieczeństwa

Oprócz konsekwencji finansowych i operacyjnych gromadzenie danych naraża również firmy na zwiększone ryzyko cyberbezpieczeństwa. Masowe przechowywanie danych zwiększa powierzchnię ataku dla cyberprzestępców i hakerów, którzy mogą wykorzystywać luki w przechowywanych informacjach. Głównym celem stają się dane wrażliwe, takie jak informacje o klientach lub zastrzeżone dane biznesowe naruszenia danych, co może prowadzić do potencjalnych strat finansowych, kar finansowych i nieodwracalnej szkody dla reputacji organizacji.

Jakie są rodzaje gromadzenia danych

Gromadzenie danych przejawia się w różnych formach, a badania zidentyfikowały różne typy dominujące wśród osób i organizacji.

1. Indywidualne gromadzenie danych

Indywidualne gromadzenie danych ma miejsce, gdy ludzie przechowują więcej danych, niż jest to konieczne, często podyktowane osobistymi przyzwyczajeniami lub obawą przed utratą cennych informacji. Ten typ obejmuje różne wymiary:

Niespokojni zbieracze

Osoby, które trzymają się danych ze względu na obawę przed potencjalnymi przyszłymi konsekwencjami usunięcia. Mogą przechowywać zbędne pliki w obawie, że będą potrzebne później, nawet jeśli obecnie nie służą żadnemu celowi.

Rozłączeni lub przypadkowi zbieracze

Osoby te gromadzą dane w sposób niezamierzony z powodu braku czasu, motywacji lub umiejętności organizacyjnych. Mogą utrzymywać cyfrowy bałagan po prostu dlatego, że nie poświęcili czasu na uporządkowanie swoich plików.

Kolekcjonerzy

Celowi zbieracze danych, którzy świadomie zarządzają i organizują swoje dane ze względów sentymentalnych lub praktycznych. Posiadają umiejętności skutecznego zarządzania i zabezpieczania swoich danych, często tworząc wiele kopii zapasowych w celu zachowania cennych informacji.

2. Gromadzenie danych organizacyjnych

W środowiskach organizacyjnych praktyki gromadzenia danych często wynikają z wymogów zgodności lub norm instytucjonalnych. Ten typ obejmuje:

Zgodni zbieracze

Pracownicy lub działy w organizacjach mogą gromadzić dane zgodnie z dyrektywami, często w stopniu przekraczającym to konieczne zatrzymywanie danych wymagania. Chociaż dane mogą być odpowiednio zorganizowane i przechowywane, motywacja do ich gromadzenia wynika z obowiązków związanych z przestrzeganiem zasad, a nie z indywidualnych preferencji.

Zrozumienie tych różnych typów osób gromadzących dane ma kluczowe znaczenie dla opracowania skutecznych strategii zarządzania i łagodzenia negatywnych skutków gromadzenia danych, zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym.

Jak się dowiedzieć, czy jesteś zbieraczem danych? Znaki

Czy sam jesteś zbieraczem danych? Jeśli nie masz o tym pojęcia, przeczytaj poniższe znaki, aby się dowiedzieć:

Częste braki w magazynie

Jeśli ciągle brakuje Ci miejsca na urządzeniach, jest to czerwona flaga, że możesz gromadzić dane. Wskazuje to na brak skutecznego zarządzania danymi i rodzi pytania dotyczące długoterminowego planu przechowywania. Ciągłe sortowanie danych w celu znalezienia tego, czego potrzebujesz, marnuje cenny czas i wysiłek, sygnalizując, że w Twojej organizacji danych panuje chaos.

Nieplanowane gromadzenie danych

Gromadzenie danych bez jasnego planu lub strategii analitycznej sugeruje tendencje do gromadzenia danych. Jeśli przechowujesz dane tylko dlatego, że „mogą się przydać później”, błędnie podchodzisz do planowania biznesowego i analizy strategicznej. Skuteczna analiza zaczyna się od zdefiniowania problemu, a następnie zebrania odpowiednich danych. Gromadzenie danych bez strategicznego celu prowadzi do bałaganu nieistotnych informacji, które przesłaniają rzeczywiste problemy.

Tasowanie danych bez usuwania

Przenoszenie danych z jednego nośnika na drugi bez rozważenia ich usunięcia wskazuje na zachowanie polegające na gromadzeniu. Jeśli wielokrotnie przesyłasz dane, nie kwestionując ich przydatności i konieczności, prawdopodobnie gromadzą się przez lata nieaktualne i nieistotne dane. Ta niechęć do usuwania niepotrzebnych danych przyczynia się do bałaganu i dezorganizacji cyfrowej przestrzeni dyskowej.

Rozpoznanie tych znaków jest pierwszym krokiem w stronę wyeliminowania nawyków gromadzenia danych i wdrożenia skutecznych strategii zarządzania danymi. Przyjmując proaktywne podejście do organizacji i analizy danych, możesz usprawnić przepływ pracy i zmaksymalizować wartość przechowywanych informacji.

Jak skutecznie zarządzać gromadzeniem danych w swojej firmie?

Aby skutecznie zarządzać gromadzeniem danych biznesowych, konieczne jest ustalenie jasnych zasad, zapewnienie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i wdrożenie planów reagowania na incydenty. Uwzględniając te aspekty, organizacje mogą zabezpieczyć swoje dane i zminimalizować ryzyko związane z gromadzeniem danych. Jeśli potrzebujesz pomocy we wzmocnieniu środków bezpieczeństwa danych, rozważ skontaktowanie się z ekspertami w celu opracowania solidnej strategii bezpieczeństwa informacji dostosowanej do potrzeb Twojej organizacji. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu krokowi poniżej:

1. Ustal jasne zasady dotyczące danych

Pierwszym krokiem w walce z gromadzeniem danych jest zrozumienie istniejących zasad dotyczących danych organizacji, jeśli takie istnieją. Ustalenie solidnych wytycznych dotyczących zarządzania danymi w miejscu pracy ma kluczowe znaczenie, aby zapobiec wymknięciu się spod kontroli przechowywania danych.

2. Zdefiniuj parametry polityki

Rozważ ustawienie określonych parametrów typów danych dozwolonych na urządzeniach biznesowych. Jasno zdefiniuj, co stanowi dane krytyczne, a jakie dane niekrytyczne, które można przechowywać na urządzeniach. Ustal ramy czasowe, przez które niekrytyczne dane powinny pozostać na urządzeniach, i określ rodzaje danych, które można szybko usunąć.

3. Utwórz wytyczne dotyczące dostępności

Opracuj wytyczne dotyczące dostępności danych, w tym kto i kiedy może uzyskać dostęp do określonych danych. Zdefiniuj dane z ograniczonym dostępem i ustal protokoły dostępu do nich.

4. Wdrażaj praktyki zarządzania pocztą e-mail

Zajmij się niezamierzonym gromadzeniem danych, szczególnie w wiadomościach e-mail. Zachęcaj do regularnego czyszczenia skrzynki odbiorczej w celu usunięcia niepotrzebnych wiadomości e-mail, co może zapobiec przechowywaniu poufnych informacji dłużej niż to konieczne.

5. Zapewnij szkolenie w zakresie bezpieczeństwa

Szkoluj pracowników w zakresie zagrożeń bezpieczeństwa związanych z nadmiernie dostępnymi danymi. Rutynowe szkolenia w zakresie bezpieczeństwa danych są niezbędne do ochrony przed naruszeniami. Edukuj pracowników w zakresie typowych metod stosowanych przez przestępców w celu uzyskania dostępu do tajnych danych, takich jak phishing i socjotechnika.

6. Ustal plan reagowania na incydenty

Opracuj dokładny plan reagowania na incydenty, aby złagodzić skutki naruszeń danych. Wyznacz pracowników, którzy znają kroki, jakie należy podjąć w przypadku ataku, zapewniając szybką i skuteczną reakcję.

7. Zapewnij elastyczność miejsca pracy

Zdaj sobie sprawę z wyzwań, jakie stwarza elastyczność miejsca pracy i przechowywanie w chmurze w zakresie śledzenia i organizowania danych. Chociaż przechowywanie dużej ilości danych nie jest samo w sobie złe, najważniejsze jest utrzymanie przejrzystości i ustalenie zasad ochrony przed zagrożeniami bezpieczeństwa.

Ostatnie słowa na temat gromadzenia danych

Gromadzenie danych stwarza poważne ryzyko, które może nie być od razu widoczne. Choć przechowywanie wszystkiego może wydawać się nieszkodliwe, rzeczywistość jest taka, że naraża to Twoje dane na zagrożenia cybernetyczne. Hakerzy rozwijają się na zdezorganizowanych danych, łatwo uzyskując dostęp do wrażliwych informacji i je wykorzystując. Dla przedsiębiorstw konsekwencje mogą być druzgocące, prowadząc do utraty reputacji i zwiększonego stresu. Do chroń swoje dane i zabezpiecz swoją firmę, niezwykle ważne jest podjęcie proaktywnych kroków w kierunku uporządkowania i uporządkowania danych. Pamiętaj, zrozumienie, jakie dane posiadasz i pozbycie się tych, których nie potrzebujesz, to pierwszy krok w kierunku zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony Twoich cennych informacji.