Cómo el software de contabilidad en la nube puede ayudar a su negocio

29 de septiembre de 2021 By nick anderson Sin comentarios 6 minutos

La tecnología ha tenido un impacto significativo en muchas partes de nuestras vidas, y la forma en que operamos nuestros negocios no es una excepción a esa regla. Hemos podido beneficiarnos de muchos avances emocionantes, como compras en línea, software de administración de inventario y mayor privacidad en línea y protección.

Sin embargo, también está dando pasos agigantados significativos el software de contabilidad. Anteriormente, los dueños de negocios habrían tenido que trabajar duro con lápiz y papel, pero ahora podemos realizar muchos cálculos necesarios con software y acceder a nuestro información financiera desde cualquier lugar del mundo.

Si aún no ha experimentado las alegrías del software de contabilidad en la nube por sí mismo, ahora podría ser el momento adecuado para familiarizarse con lo que es y sus beneficios a continuación.

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¿Qué es 'la nube'?

Antes de que pueda familiarizarse con software de contabilidad en la nube, primero debe comprender qué es la nube. La nube es donde puede acceder a su información personal desde cualquier lugar, independientemente del dispositivo que esté utilizando o su ubicación.

Por ejemplo, cada vez que inicia sesión en su banca en línea para realizar un pago, está utilizando la nube. Su información se almacena en servidores externos en lugar de sus propios dispositivos.

¿Qué es el software de contabilidad en la nube?

Ahora que comprende qué es la nube, el software de contabilidad en la nube puede volverse mucho más fácil de entender. Puede suscribirse al software de contabilidad en línea, ingresar toda su información y acceder a ella desde cualquier parte del mundo.

Incluso se puede acceder al software de contabilidad en la nube desde una aplicación en su dispositivo móvil, lo que significa que ya sea que esté en casa, en el trabajo o en otro lugar, puede acceder a la información financiera que necesita de forma segura.

¿El software de contabilidad en la nube es seguro y protegido?

Cuando explora una nueva tecnología por primera vez, es natural que se preocupe por su seguridad. Después de todo, desea asegurarse de que cualquier información personal o financiera sea privado y seguro.

Ningún sistema es 100% seguro, pero existen muchas defensas contra amenazas para mantener su información contable basada en la nube lo más segura posible, incluido el cifrado y las copias de seguridad. También le complacerá saber que los sistemas de contabilidad basados en la nube son generalmente más seguros que las opciones tradicionales con redes segregadas, métodos de autenticación, auditorías de seguridad y más.

Por qué el software de contabilidad tradicional ya no es la mejor opción

Antes de que se inventara la computación en la nube en la década de 1960 y se hiciera popular en la década de 1980, solo se podía acceder a muchas opciones de software mediante la descarga. Toda la información permanecería en su computadora y solo se podría acceder allí.

Si bien muchas personas todavía dependen de software de contabilidad descargas, ya no son la opción preferida. En primer lugar, sus datos corren el riesgo de perderse si la computadora o el almacenamiento externo en el que los almacena falla.

Esta puede ser razón suficiente para buscar otras opciones, pero el software tradicional también tiene otros inconvenientes. Por lo general, solo una persona tiene acceso de usuario, lo que significa que otros expertos financieros en su negocio no pueden acceder fácilmente a su información.

En comparación con el software de nube avanzado que tenemos hoy en día, generalmente lleva mucho tiempo realizar copias de seguridad, actualizar y mantenerse a salvo de las amenazas.

Evite problemas de instalación

La instalación de nuevo software puede llevar mucho tiempo y también puede ocupar el valioso espacio en el disco duro que necesita para otros datos. Uno de los destacados beneficios del software de contabilidad en la nube es que no tienes que perder tiempo descargando nada a tu ordenador o dispositivo móvil.

Siempre que conozca su información de inicio de sesión para su software de contabilidad preferido, puede acceder a su información financiera desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Sin embargo, como medida de seguridad, utilice la autenticación de dos factores cada vez que inicie sesión.

Permitir acceso para múltiples usuarios

Ya sea que tenga una empresa pequeña o grande, es probable que haya más de una persona que requiera acceso a su información financiera. Es posible que haya contratado a alguien para que se ocupe de las cuentas de su negocio, o puede confiar en un contador para que presente sus declaraciones.

La belleza del software de contabilidad en la nube es que puede permitir que varios usuarios inicien sesión en su cuenta. Pueden acceder a la información que necesitan sin tener que descargar nada en una unidad USB o enviar datos y cifras por correo electrónico.

Mantenga sus registros financieros seguros

Puede pensar que almacenar su información financiera en su computadora o en libros es la opción más segura que tiene a su disposición. Sin embargo, ese no es el caso. sin lo mejor software antivirus para mantener su computadora segura, cualquier información almacenada en ella puede correr el riesgo de caer en las manos equivocadas.

Incluso mantener registros en papel no es la opción más segura, ya que los daños causados por incendios e inundaciones o incluso el robo pueden hacer que se pierdan para siempre, sin opciones de respaldo. Debido a las múltiples capas de protección que puede proporcionar el software de contabilidad en la nube, como se mencionó anteriormente, sigue siendo una de las opciones más seguras para brindarle total tranquilidad.

Manténgase al tanto de su situación financiera

Hacer un seguimiento de su situación financiera no siempre es fácil. Si tiene varios empleados y confía en los métodos tradicionales de contabilidad y contabilidad, es probable que solo tenga una vaga idea de sus ingresos y egresos.

Con el software de contabilidad, puede contabilizar cada dólar en todo momento del día y de la noche. Con el conocimiento actualizado, puede estar en una posición mucho mejor para tomar decisiones financieramente informadas.

Por ejemplo, es posible que necesite comprar un gran volumen de acciones para compensar todo lo que acaba de vender. Sabiendo que sus libros están equilibrados todos los días, el dinero visible que se le debe y lo que está actualmente en su cuenta bancaria refleja lo que realmente tiene disponible para gastar en esas nuevas acciones. Es menos probable que ese sea el caso si mantiene registros manuales que no toman en cuenta sus gastos y facturas más recientes.

Automatización Completa

Con tan pocas horas en el día, su tiempo es precioso. Puede ahorrar tiempo con software de gestión de inventario y subcontratar tareas, pero también puede ahorrar tiempo utilizando un software de contabilidad en la nube.

Esto se debe a que muchas funciones están automatizadas para su comodidad. Puede enviar facturas automáticas a los clientes en un día determinado e incluso pagar a los proveedores cada mes. Algunos dueños de negocios también están impresionados por cómo puede vincular sus cuentas bancarias y hacer coincidir los pagos con las facturas y los recibos. Dicha tecnología puede ofrecerle un tiempo precioso para concentrarse en otras tareas esenciales.

Palabras finales

Incluso si las preocupaciones por la privacidad y la seguridad le impiden realizar actualizaciones tecnológicas, está claro cómo el software de contabilidad en la nube beneficia a los propietarios de empresas. La contabilidad en la nube puede ahorrar tiempo, brindar seguridad y brindarle un conocimiento completo de su situación financiera mientras verifica sus finanzas desde cualquier parte del mundo.