O que é Shadow IT? Explorando os riscos e benefícios envolvidos

22 de agosto de 2023 By Jane Smith Sem comentários 8 minutos

Shadow IT pode evocar pensamentos de hackers qualificados e esquemas subterrâneos complexos. Ainda assim, aprofundando-se e aprendendo sobre o que é Shadow IT, é algo tão simples quanto usar um aplicativo para enviar mensagens ao seu colega para fins de trabalho. No entanto, apesar de esses aplicativos serem coroas corporativas, eles ainda estão fora do controle da organização.

O que é Shadow IT

No entanto, isso não é tudo sobre Shadow IT. Desde sua definição literal até os benefícios do Shadow IT, exploraremos tudo.

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Não tem tempo de sobra? Aqui está a essência

Shadow IT envolve o uso de ferramentas tecnológicas sem aprovação de TI.
Os benefícios incluem aceleração de tarefas, economia de custos e fluxos de trabalho mais tranquilos.
Os funcionários o utilizam para aumentar a produtividade ou por falta de conscientização.
Um exemplo é o uso de software não autorizado, como aplicativos de compartilhamento de arquivos.
Os riscos incluem exposição de dados, violações de segurança e falta de controle.
Uma VPN, como FastestVPN, pode proteger contra esses riscos.
Proteja a shadow IT, siga as regras e considere usar uma VPN para proteção adicional.

O que estaremos cobrindo

O que é Shadow IT?
Shadow IT é uma coisa boa?
Por que os funcionários usam Shadow IT?
O que é um exemplo de Shadow IT
Quais são os benefícios da Shadow IT?
Quais são os riscos associados à Shadow IT?
Como uma VPN ajuda a mitigar os riscos da Shadow IT

O que é Shadow IT?

O termo “shadow IT” descreve o uso de software, hardware e serviços em um ambiente profissional sem receber permissão do departamento de TI do empregador. Essas ferramentas de shadow IT não precisam necessariamente ser ilegais, perigosas ou oficialmente proibidas pela organização. Em vez disso, são ferramentas fora das normas de segurança e fluxo de trabalho da empresa.

Shadow IT é uma coisa boa?

Chris Kapustra–O arquiteto principal da Insight Enterprises afirma: “As ferramentas Shadow IT aceleram os procedimentos e resolvem problemas instantaneamente. E de acordo com Gartner, as empresas gastam entre 30% e 40% dos seus orçamentos de TI em shadow IT. Embora isso resuma a importância da Shadow IT no setor corporativo – ainda há mais coisas que a tornam uma felicidade corporativa.

Enquanto isso, os departamentos de TI geralmente praticam regras e processos diferentes para controlar a adoção e implantação de novas tecnologias. Embora estas medidas se destinem a proteger a empresa, podem obstruir involuntariamente a inovação e o avanço. Por outro lado, a shadow IT evita essas regras, permitindo um fluxo de procedimentos de negócios mais rápido e irrestrito.

Por que os funcionários usam Shadow IT?

Sejamos honestos: você leu corretamente a política de TI da sua empresa antes de concordar com ela? Você sabia que muitas empresas proíbem que os funcionários acessem documentos de trabalho em seus telefones pessoais?

Um dos principais motivos pelos quais os funcionários usam Shadow IT é para melhorar a produtividade do trabalho. Por exemplo, algumas empresas ainda precisam aprender a mudar do Skype Business para o Slack. No entanto, alguns funcionários ainda podem usá-lo, mas a empresa não aprova. Apesar disso, o Slack possui vários outros recursos que podem auxiliar as operações da empresa.

Adicionalmente. em algumas circunstâncias, os indivíduos podem não estar conscientes de que os seus comportamentos se qualificam como shadow IT.

O que é um exemplo de Shadow IT?

Shadow IT inclui uma ampla gama de hardware e software. Tudo o que é portátil ou que você pode instalar em um dispositivo é qualificado como potencial shadow IT. A seguir está um exemplo de Shadow IT:

Compartilhamento de arquivos

Shadow IT é quando você opta por utilizar um programa de edição de documentos diferente daquele aprovado pela sua empresa.

Você pode habilitar facilmente o acesso a arquivos com seus colegas de trabalho por meio de um sistema de compartilhamento de arquivos. E utilizar alternativas de armazenamento fornecidas por serviços em nuvem como o Google Drive é um método comum de compartilhamento de arquivos.

Desta forma, se você optar por transferir dados relacionados ao trabalho para serviços baseados em nuvem não permitidos pelo seu empregador, como sua conta pessoal do Dropbox. Ou você pode usar o Google Docs para redação colaborativa, para que outras pessoas possam adicionar facilmente comentários e ajustes. Você pode, no entanto, escolher a interface de usuário calma do Microsoft Word ou a simplicidade do Bloco de Notas.

Quais são os benefícios da Shadow IT?

Aqui estão os 5 principais benefícios do Shadow IT:

Custos de tecnologia mais baixos

Embora as empresas sejam notoriamente conhecidas por contribuírem para o desperdício de SaaS – uma empresa média desperdiça $ 135,000 por ano sobre licenciamento de software desnecessário. E você sempre pode economizar usando outras ferramentas eficientes.

Sua equipe pode enfrentar limitações financeiras dependendo das políticas de compra da sua organização. Pode haver um desejo de usar alternativas gratuitas e conhecidas em vez do software necessário nessas circunstâncias.

Por exemplo, você pode mudar do Microsoft Office para o Google Docs Editor Suite para usar o dinheiro economizado em outras necessidades da equipe.

Execução mais rápida de tarefas

Shadow IT elimina a necessidade da equipe de TI entender os objetivos e necessidades específicas de seus colegas do lado comercial. Em vez disso, permite que a equipe decida e use as ferramentas Shadow IT que funcionam melhor para a execução de tarefas.

Por exemplo, ao trabalhar em um documento on-line, basta um clique para permitir o acesso e permitir que outras pessoas vejam no que você está trabalhando – permitindo que você comente imediatamente.

Adoção de software mais fácil

Sua equipe é mais ágil que seu departamento de TI, frequentemente se movimentando com mais rapidez para lidar com novas tendências e problemas do mercado.

As tecnologias em rápido desenvolvimento têm o potencial de surgir do nada e se tornarem amplamente utilizadas antes que as análises de segurança sejam concluídas. Apesar da pequena adoção de software ou ferramenta, exigir autorização formal de TI acabará por levar à perda de oportunidades.

Quais são os riscos associados à Shadow IT?

Mesmo com as melhores intenções, a Shadow IT apresenta vários possíveis riscos de segurança para a sua empresa. Aqui estão alguns motivos pelos quais as empresas rejeitam ativamente o uso de shadow IT.

Dados desprotegidos

A Custo de um relatório de violação de dados 2022 descobriu que o custo médio de uma violação de dados é de cerca de $ 4.35 milhões. Para evitar estes custos elevados, os departamentos de TI estabelecem políticas que regem a utilização permitida pelos trabalhadores de dados sensíveis da empresa nas suas responsabilidades regulares.

Quando os funcionários violam estas normas definidas, abrem involuntariamente a porta à entrada ilegal neste ambiente seguro.

Esses atos podem ser sutis, como a troca de informações secretas com o ChatGPT para fins de tomada de decisão ou o envio de dados confidenciais por meio de contas de e-mail pessoais. Depois que os dados forem expostos, não há como recuperá-los para dentro do sistema seguro. Apoiando isso, 79% dos especialistas em TI sentem que a adoção da Shadow IT coloca em risco os dados corporativos.

Dados inconsistentes e ameaças à segurança cibernética

As empresas estão normalmente sujeitas a deveres regulamentares rigorosos na protecção de dados sensíveis, principalmente informações que possam ser utilizadas para identificar pessoas. Por exemplo, as empresas devem cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

A complicação deriva do facto de as organizações poderem enfrentar sanções por não manterem medidas adequadas de proteção de dados, independentemente de ocorrer uma violação de dados. A implantação de um sistema shadow IT não aprovado dentro da empresa para gerir dados pessoais pode ser suficiente para justificar tais sanções.

Fluxo descontrolado de dados

Os ativos de Shadow IT estão fora do âmbito de monitorização da organização, indicando que as equipas de segurança cibernética não conseguem analisar a sua suscetibilidade, melhorar a sua segurança ou detectar possíveis problemas. Mesmo o sistema de segurança cibernética mais abrangente não conseguirá proteger os dados de uma empresa se os hackers puderem acessá-los através de um smartphone Android ilegal.

O fardo de proteger a Shadow IT recai exclusivamente sobre os ombros do usuário, que pode precisar estar mais familiarizado com todas as possíveis rotas de ataque ou com a configuração segura da ferramenta para uso profissional. O perigo pode ser tão simples quanto atrasar uma atualização de segurança vital por um curto período, deixando o programa ou dispositivo vulnerável a uma falha de segurança bem conhecida.

Como uma VPN ajuda a mitigar os riscos da Shadow IT

Uma VPN confiável, como FastestVPN, protege os dados da empresa e controla o acesso aos dados do usuário. Garante proteção completa dos dados ao interagir com aplicativos e sites online, podendo ocultar recursos específicos. Alternativa gerenciamento de identidade e acesso (IAM) sistemas, frequentemente usados para controle de acesso, também ajudam a gerenciar o acesso do usuário.

Fora isso, através da criptografia completa do túnel, o Internet Kill Switch, WireGuard protocolo, muitos outros recursos de primeira linha podem mitigar significativamente os riscos que o Shadow IT traz.

Perguntas frequentes - O que é Shadow IT?

O que significa o termo shadow IT?

Shadow IT usa equipamento ou software relacionado a TI por uma pessoa ou departamento dentro de uma organização sem o conhecimento ou envolvimento da seção de TI ou segurança da empresa. Isso inclui vários componentes, como serviços em nuvem, aplicativos de software e recursos físicos.

Como a Shadow IT se relaciona com a computação em nuvem?

Shadow IT é o uso ilícito de serviços baseados em nuvem, um componente de computação em nuvem. Os funcionários podem utilizar esses serviços sem a permissão do departamento de TI, possivelmente comprometendo a segurança e a conformidade. Isto mostra a relação entre a facilidade dos serviços em nuvem e o desejo de evitar canais de TI estabelecidos, o que pode levar a problemas.

Nota final

A principal lição é gerenciar sistemas com eficiência para proteger a existência de shadow IT em sua rede. As organizações devem implementar medidas abrangentes de cibersegurança, como a obrigatoriedade da utilização de tecnologias de segurança na nuvem, para garantir que os funcionários tenham acesso seguro aos dados corporativos. Este método melhora a segurança dos dados mesmo quando software ou dispositivos pessoais não autorizados são usados.

Por outro lado, usando uma VPN confiável, como FastestVPN, abre caminho para maior segurança enquanto você aproveita as ferramentas Shadow IT. Desfrute de uma experiência ininterrupta sem nunca se preocupar com vazamentos de dados!