Como o software de contabilidade em nuvem pode ajudar sua empresa

29 de Setembro de 2021 By Nick Anderson Sem comentários 6 minutos

A tecnologia teve um impacto significativo em muitas partes de nossas vidas, e a forma como operamos nossos negócios não é exceção a essa regra. Pudemos nos beneficiar de muitos avanços empolgantes, como compras on-line, software de gerenciamento de estoque e maior privacidade online e proteção.

No entanto, também dando trancos e barrancos significativos está o software de contabilidade. Anteriormente, os proprietários de empresas teriam que trabalhar duro com papel e caneta, mas agora podemos realizar muitos cálculos necessários com software e acessar nosso informação financeira de qualquer lugar do mundo.

Se você ainda não experimentou as alegrias do software de contabilidade em nuvem, agora pode ser o momento certo para se familiarizar com o que é e seus benefícios abaixo.

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O que é 'a nuvem'?

Antes que você possa se familiarizar com software de contabilidade na nuvem, você primeiro precisa entender o que é a nuvem. A nuvem é onde você pode acessar suas informações pessoais de qualquer lugar, independentemente do dispositivo que estiver usando ou de sua localização.

Por exemplo, cada vez que você faz login em seu banco online para efetuar um pagamento, está usando a nuvem. Suas informações são armazenadas em servidores externos e não em seus próprios dispositivos.

O que é o software de contabilidade em nuvem?

Agora que você entende o que é a nuvem, o software de contabilidade na nuvem pode se tornar muito mais fácil de entender. Você pode assinar um software de contabilidade on-line, inserir todas as suas informações e acessá-las de qualquer lugar do mundo.

O software de contabilidade em nuvem pode até ser acessado a partir de um aplicativo em seu dispositivo móvel, o que significa que, esteja você em casa, no trabalho ou em outro lugar, poderá acessar as informações financeiras necessárias com segurança.

O software de contabilidade em nuvem é seguro e protegido?

Quando você está explorando uma nova tecnologia pela primeira vez, é natural se preocupar com sua segurança. Afinal, você quer ter certeza de que qualquer informação pessoal ou financeira seja privado e seguro.

Nenhum sistema é 100% seguro, mas muitas defesas contra ameaças estão em vigor para manter suas informações contábeis baseadas em nuvem o mais seguras possível, incluindo criptografia e backups. Você também ficará satisfeito em saber que os sistemas de contabilidade baseados em nuvem geralmente são mais seguros do que as opções tradicionais com redes segregadas, métodos de autenticação, auditorias de segurança e muito mais.

Por que o software de contabilidade tradicional não é mais a melhor opção

Antes de a computação em nuvem ser inventada na década de 1960 e popularizada na década de 1980, muitas opções de software só eram acessíveis por meio de download. Todas as informações permaneceriam em seu computador e só poderiam ser acessadas lá.

Embora muitas pessoas ainda dependam software de contabilidade downloads, eles não são mais a opção preferida. Em primeiro lugar, seus dados correm o risco de perda se o computador ou armazenamento externo em que você os armazena apresentar falha.

Isso pode ser motivo suficiente para procurar outras opções, mas o software tradicional também tem outras desvantagens. Geralmente, apenas uma pessoa tem acesso de usuário, o que significa que outros especialistas financeiros em sua empresa não podem acessar facilmente suas informações.

Em comparação com o software de nuvem avançado que temos hoje, geralmente é demorado fazer backup, atualizar e mantenha-se a salvo de ameaças.

Evite problemas de instalação

A instalação de um novo software pode ser demorada e também ocupar o valioso espaço no disco rígido necessário para outros dados. Um dos destaques benefícios do software de contabilidade em nuvem é que você não precisa perder tempo baixando nada para o seu computador ou dispositivo móvel.

Contanto que você conheça suas informações de login para seu software de contabilidade preferido, você pode acessar suas informações financeiras de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. No entanto, como precaução de segurança, use a autenticação de dois fatores sempre que fizer login.

Permitir acesso para vários usuários

Quer você tenha uma empresa pequena ou grande, é provável que haja mais de uma pessoa solicitando acesso às suas informações financeiras. Você pode ter contratado alguém para cuidar das contas de sua empresa ou pode contar com um contador para arquivar suas declarações.

A beleza do software de contabilidade em nuvem é que você pode permitir que vários usuários façam login em sua conta. Eles podem acessar as informações de que precisam sem que você precise baixar nada em uma unidade USB ou enviar fatos e números por e-mail.

Mantenha Seus Registros Financeiros Seguros

Você pode pensar que armazenar suas informações financeiras em seu computador ou em livros é a opção mais segura à sua disposição. No entanto, esse não é o caso. Sem o melhor software antivírus para manter seu computador seguro, qualquer informação armazenada nele pode correr o risco de cair em mãos erradas.

Mesmo manter registros em papel não é a opção mais segura, pois danos causados por incêndio e inundação ou mesmo roubo podem fazer com que eles se percam para sempre, sem opções de backup. Devido às múltiplas camadas de proteção que o software de contabilidade em nuvem pode fornecer, conforme mencionado acima, ele continua sendo uma das opções mais seguras para lhe dar total tranquilidade.

Esteja ciente de sua situação financeira

Manter o controle de sua situação financeira nem sempre é fácil. Se você tem vários funcionários e conta com métodos tradicionais de contabilidade e contabilidade, provavelmente tem apenas uma vaga ideia de suas entradas e saídas.

Com o software de contabilidade, você pode contabilizar cada dólar a qualquer hora do dia e da noite. Com conhecimento atualizado, você pode estar em uma posição muito melhor para tomar decisões financeiramente informadas.

Por exemplo, você pode precisar comprar um grande volume de estoque para compensar tudo o que acabou de vender. Sabendo que seus livros estão equilibrados a cada dia, o dinheiro visível devido a você e o que está atualmente em sua conta bancária refletem o que você realmente tem disponível para gastar com esse novo estoque. É menos provável que isso aconteça se você mantiver registros manuais que não levem em consideração suas despesas e faturas mais recentes.

Automação Completa

Com apenas algumas horas no dia, seu tempo é precioso. Você pode economizar tempo com software de gerenciamento de inventário e terceirização de tarefas, mas você também pode economizar tempo usando um software de contabilidade em nuvem.

Isso ocorre porque muitos recursos são automatizados para sua conveniência. Você pode enviar faturas automatizadas para os clientes em um dia definido e até mesmo pagar fornecedores todos os meses. Alguns proprietários de empresas também ficam impressionados com a forma como você pode vincular suas contas bancárias e combinar pagamentos com faturas e contas. Essa tecnologia pode oferecer a você um tempo precioso para se concentrar em outras tarefas essenciais.

Palavras finais

Mesmo que as preocupações com privacidade e segurança o impeçam de fazer atualizações tecnológicas, está claro como o software de contabilidade em nuvem está beneficiando os proprietários de empresas. A contabilidade na nuvem pode economizar tempo, fornecer segurança e dar a você total conhecimento de sua situação financeira enquanto você verifica suas finanças de qualquer lugar do mundo.