Jak oprogramowanie księgowe w chmurze może pomóc Twojej firmie

29 września 2021 r. By Nicka Andersona Bez komentarza 6 minut

Technologia wywarła znaczący wpływ na wiele dziedzin naszego życia, a sposób, w jaki prowadzimy nasze firmy, nie stanowi wyjątku od tej reguły. Mogliśmy skorzystać z wielu ekscytujących ulepszeń, takich jak zakupy online, oprogramowanie do zarządzania zapasami i zwiększone Prywatność w Internecie i ochrona.

Jednak również oprogramowanie księgowe robi znaczące skoki. Wcześniej właściciele firm musieliby męczyć się z długopisem i papierem, ale teraz jesteśmy w stanie wykonać wiele niezbędnych obliczeń za pomocą oprogramowania i uzyskać dostęp do naszych Informacje finansowe z dowolnego miejsca na świecie.

Jeśli jeszcze nie doświadczyłeś przyjemności korzystania z oprogramowania do księgowania w chmurze, teraz może być właściwy czas, aby zapoznać się z poniższymi informacjami, czym ono jest i jakie są jego zalety.

Get FastestVPN

Czym jest „chmura”?

Zanim się zapoznasz oprogramowanie księgowe w chmurze, musisz najpierw zrozumieć, czym jest chmura. Chmura to miejsce, w którym możesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych z dowolnego miejsca, niezależnie od używanego urządzenia lub lokalizacji.

Na przykład za każdym razem, gdy logujesz się do swojej bankowości internetowej, aby dokonać płatności, korzystasz z chmury. Twoje informacje są przechowywane na zewnętrznych serwerach, a nie na Twoich własnych urządzeniach.

Co to jest oprogramowanie księgowe w chmurze?

Teraz, gdy już wiesz, czym jest chmura, oprogramowanie do księgowania w chmurze może stać się znacznie łatwiejsze do zrozumienia. Możesz subskrybować oprogramowanie księgowe online, wprowadzać wszystkie swoje informacje i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca na świecie.

Oprogramowanie do księgowości w chmurze jest nawet dostępne z aplikacji na urządzeniu mobilnym, co oznacza, że niezależnie od tego, czy jesteś w domu, w pracy, czy gdziekolwiek indziej, możesz bezpiecznie uzyskać dostęp do potrzebnych informacji finansowych.

Czy oprogramowanie do księgowości w chmurze jest bezpieczne?

Kiedy po raz pierwszy odkrywasz nową technologię, naturalne jest, że martwisz się o jej bezpieczeństwo. W końcu chcesz się upewnić, że wszelkie dane osobowe lub finansowe są prywatne i bezpieczne.

Żaden system nie jest nigdy w 100% bezpieczny, ale istnieje wiele środków obrony przed zagrożeniami, które zapewniają maksymalne bezpieczeństwo informacji księgowych w chmurze, w tym szyfrowanie i kopie zapasowe. Z przyjemnością dowiesz się również, że systemy księgowe oparte na chmurze są ogólnie bezpieczniejsze niż tradycyjne opcje wydzielone sieci, metody uwierzytelniania, audyty bezpieczeństwa i nie tylko.

Dlaczego tradycyjne oprogramowanie księgowe nie jest już najlepszą opcją

Zanim przetwarzanie w chmurze zostało wynalezione w latach 1960. i spopularyzowane w latach 1980., wiele opcji oprogramowania było dostępnych tylko do pobrania. Wszystkie informacje pozostaną na twoim komputerze i będą dostępne tylko tam.

Chociaż wiele osób nadal polega oprogramowanie księgowe plików do pobrania, nie są one już preferowaną opcją. Po pierwsze, Twoje dane są zagrożone utratą, jeśli komputer lub pamięć zewnętrzna, na której je przechowujesz, ulegnie awarii.

Może to być wystarczający powód, aby przyjrzeć się innym opcjom, ale tradycyjne oprogramowanie ma również inne wady. Zwykle tylko jedna osoba ma dostęp użytkownika, co oznacza, że inni eksperci finansowi w Twojej firmie nie mogą łatwo uzyskać dostępu do Twoich informacji.

W porównaniu z zaawansowanym oprogramowaniem chmurowym, które mamy dzisiaj, tworzenie kopii zapasowych, aktualizacja i aktualizacja są zwykle czasochłonne chroń się przed zagrożeniami.

Unikaj problemów z instalacją

Instalowanie nowego oprogramowania może być czasochłonne, a także może zająć cenne miejsce na dysku twardym potrzebne na inne dane. Jeden z wyróżniających się zalety oprogramowania księgowego w chmurze polega na tym, że nie musisz tracić czasu na pobieranie czegokolwiek na komputer lub urządzenie mobilne.

Tak długo, jak znasz swoje dane logowania do preferowanego oprogramowania księgowego, możesz uzyskać dostęp do swoich informacji finansowych z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Jednak ze względów bezpieczeństwa używaj uwierzytelniania dwuskładnikowego przy każdym logowaniu.

Zezwól na dostęp wielu użytkownikom

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy dużą firmę, prawdopodobnie więcej niż jedna osoba będzie wymagać dostępu do Twoich informacji finansowych. Być może zatrudniłeś kogoś do obsługi rachunków w swojej firmie lub możesz polegać na księgowym w zakresie składania zeznań.

Piękno oprogramowania do księgowania w chmurze polega na tym, że możesz zezwolić wielu użytkownikom na logowanie się do Twojego konta. Mogą uzyskiwać dostęp do potrzebnych im informacji bez konieczności pobierania czegokolwiek na dysk USB lub wysyłania wiadomości e-mail z faktami i liczbami.

Zadbaj o bezpieczeństwo swoich danych finansowych

Możesz pomyśleć, że przechowywanie informacji finansowych na komputerze lub w książkach jest najbezpieczniejszą opcją, jaką masz do dyspozycji. Jednak tak nie jest. Bez najlepszych oprogramowanie antywirusowe aby zapewnić bezpieczeństwo komputera, wszelkie przechowywane na nim informacje mogą dostać się w niepowołane ręce.

Nawet przechowywanie dokumentacji papierowej nie jest najbezpieczniejszą opcją, ponieważ szkody spowodowane pożarem i powodzią, a nawet kradzieżą mogą spowodować, że zostaną utracone na zawsze, bez opcji tworzenia kopii zapasowych. Ze względu na wiele warstw ochrony, jakie może zapewnić oprogramowanie do rozliczania w chmurze, jak wspomniano powyżej, pozostaje to jedna z najbezpieczniejszych opcji zapewniających całkowity spokój ducha.

Bądź świadomy swojej sytuacji finansowej

Śledzenie swojej sytuacji finansowej nie zawsze jest łatwe. Jeśli masz wielu pracowników i polegasz na tradycyjnych metodach księgowości i księgowości, prawdopodobnie masz tylko mgliste pojęcie o swoich przychodach i rozchodach.

Dzięki oprogramowaniu księgowemu możesz rozliczać się z każdego dolara o każdej porze dnia i nocy. Dzięki aktualnej wiedzy możesz być w znacznie lepszej pozycji do podejmowania decyzji finansowych.

Na przykład może być konieczne zakupienie dużej ilości zapasów, aby nadrobić wszystko, co właśnie sprzedałeś. Wiedząc, że twoje księgi są bilansowane każdego dnia, widoczne pieniądze, które jesteś ci winien i to, co obecnie znajduje się na twoim koncie bankowym, odzwierciedlają to, co faktycznie możesz wydać na te nowe akcje. Jest to mniej prawdopodobne, jeśli przechowujesz ręczne zapisy, które nie uwzględniają twoich ostatnich wydatków i faktur.

Pełna automatyzacja

Mając tylko określoną liczbę godzin w ciągu dnia, Twój czas jest cenny. Możesz zaoszczędzić czas z oprogramowanie do zarządzania zapasami i outsourcing zadań, ale możesz także zaoszczędzić czas, korzystając z oprogramowania do księgowania w chmurze.

Dzieje się tak, ponieważ wiele funkcji jest zautomatyzowanych dla Twojej wygody. Możesz wysyłać automatyczne faktury do klientów w ustalony dzień, a nawet płacić dostawcom co miesiąc. Niektórzy właściciele firm są również pod wrażeniem tego, jak można połączyć swoje konta bankowe i dopasować płatności do faktur i rachunków. Taka technologia może zapewnić cenny czas na skupienie się na innych ważnych zadaniach.

Ostatnie słowa

Nawet jeśli obawy związane z prywatnością i bezpieczeństwem powstrzymują Cię od wprowadzania ulepszeń technologicznych, jasne jest, jakie korzyści przynosi oprogramowanie do księgowości w chmurze dla właścicieli firm. Księgowość w chmurze może zaoszczędzić czas, zapewnić bezpieczeństwo i pełną świadomość swojej sytuacji finansowej podczas sprawdzania finansów z dowolnego miejsca na świecie.