Wat is schaduw-IT? Onderzoek naar de risico's en voordelen die ermee gepaard gaan

22 Augustus 2023 By Janne Smit Geen reacties 8 minuten

Schaduw-IT kan gedachten oproepen aan bekwame hackers en complexe ondergrondse plannen. Maar als u dieper duikt en leert wat schaduw-IT is, is het zoiets eenvoudigs als het gebruik van een app om uw collega berichten te sturen voor werkdoeleinden. Maar ondanks dat deze apps bedrijfskronen zijn, vallen ze nog steeds buiten de controle van een organisatie.

Wat is schaduw-IT

Maar dat gaat niet alleen over schaduw-IT. Van de letterlijke definitie tot de voordelen van schaduw-IT: we gaan het allemaal verkennen.

Blijf lezen om meer te weten te komen!

Krijgen FastestVPN

Heeft u geen tijd over? Hier is de essentie

Bij schaduw-IT wordt gebruik gemaakt van technische hulpmiddelen zonder goedkeuring van de IT-afdeling.
Voordelen zijn onder meer het versnellen van taken, kostenbesparingen en soepelere workflows.
Medewerkers gebruiken het om de productiviteit te verhogen of vanwege een gebrek aan bewustzijn.
Een voorbeeld is het gebruik van ongeautoriseerde software zoals apps voor het delen van bestanden.
Risico's zijn onder meer blootstelling aan gegevens, inbreuken op de beveiliging en een gebrek aan controle.
Een VPN, bijvoorbeeld FastestVPN, kan zich tegen deze risico's beschermen.
Beveilig schaduw-IT, volg de regels en overweeg het gebruik van een VPN voor extra bescherming.

Wat we gaan behandelen

Wat is Shadow IT?
Is schaduw-IT een goede zaak?
Waarom gebruiken medewerkers schaduw-IT?
Wat is een voorbeeld van schaduw-IT
Wat zijn de voordelen van schaduw-IT?
Welke risico’s zijn verbonden aan schaduw-IT?
Hoe een VPN de risico's van schaduw-IT helpt beperken

Wat is Shadow IT?

De term 'schaduw-IT' beschrijft het gebruik van software, hardware en diensten in een professionele omgeving zonder toestemming van de IT-afdeling van de werkgever. Deze schaduw-IT-tools hoeven niet noodzakelijkerwijs illegaal, gevaarlijk of officieel verboden te zijn door de organisatie. In plaats daarvan zijn het hulpmiddelen die buiten de beveiligings- en workflownormen van het bedrijf vallen.

Is schaduw-IT een goede zaak?

Chris Kapustra–De hoofdarchitect bij Insight Enterprises zegt: “Shadow IT-tools versnellen procedures en lossen onmiddellijke problemen op. En volgens Gartnerbesteden bedrijven tussen de 30% en 40% van hun IT-budgetten aan schaduw-IT. Hoewel dit de betekenis van schaduw-IT in het bedrijfsleven samenvat, is er nog meer dat het zakelijk geluk maakt.

Ondertussen passen IT-afdelingen doorgaans verschillende regels en processen toe om de adoptie en implementatie van nieuwe technologie te controleren. Hoewel deze stappen bedoeld zijn om het bedrijf veilig te stellen, kunnen ze onbedoeld innovatie en vooruitgang belemmeren. Schaduw-IT daarentegen omzeilt deze regels, waardoor een snellere en onbeperkte stroom van bedrijfsprocedures mogelijk wordt.

Waarom gebruiken medewerkers schaduw-IT?

Laten we eerlijk zijn: heeft u het IT-beleid van uw bedrijf goed gelezen voordat u ermee akkoord ging? Wist u dat veel bedrijven werknemers verbieden toegang te krijgen tot werkdocumenten op hun persoonlijke telefoon?

Een van de belangrijkste redenen waarom werknemers schaduw-IT gebruiken, is het verbeteren van hun arbeidsproductiviteit. Een aantal bedrijven moeten bijvoorbeeld nog leren overstappen van Skype Business naar Slack. Het kan echter zijn dat een paar werknemers het nog steeds gebruiken, maar het bedrijf keurt het niet goed. Desondanks heeft Slack verschillende andere functies die de bedrijfsactiviteiten kunnen ondersteunen.

Aanvullend. in sommige omstandigheden zijn individuen zich er misschien niet van bewust dat hun gedrag kwalificeert als schaduw-IT.

Wat is een voorbeeld van schaduw-IT?

Schaduw-IT omvat een breed scala aan hardware en software. Alles wat draagbaar is of dat u op een apparaat kunt installeren, kwalificeert als potentiële schaduw-IT. Hieronder volgt een voorbeeld van schaduw-IT:

Bestanden delen

Er is sprake van schaduw-IT wanneer u ervoor kiest een ander documentbewerkingsprogramma te gebruiken dan het door uw bedrijf goedgekeurde programma.

U kunt eenvoudig bestandstoegang inschakelen voor uw collega's via een systeem voor het delen van bestanden. En het gebruik van opslagalternatieven die worden aangeboden door cloudservices zoals Google Drive is een veelgebruikte methode voor het delen van bestanden.

Op deze manier kunt u ervoor kiezen om werkgerelateerde gegevens over te dragen naar cloudgebaseerde diensten die niet zijn toegestaan door uw werkgever, zoals uw persoonlijke Dropbox-account. Of u kunt Google Documenten gebruiken om samen te schrijven, zodat anderen gemakkelijk opmerkingen en aanpassingen kunnen toevoegen. U kunt echter kiezen voor de rustige gebruikersinterface van Microsoft Word of voor de rechtlijnigheid van NotePad.

Wat zijn de voordelen van schaduw-IT?

Hier zijn de top 5 voordelen van Shadow IT:

Lagere technologiekosten

Hoewel het berucht is dat bedrijven bijdragen aan SaaS-verspilling – een gemiddelde bedrijfsverspilling $ 135,000 jaarlijks over onnodige softwarelicenties. En u kunt altijd besparen door andere efficiënte tools te gebruiken.

Afhankelijk van het aankoopbeleid van uw organisatie kan uw team te maken krijgen met financiële beperkingen. Onder deze omstandigheden kan er een wens bestaan om bekende, gratis alternatieven te gebruiken in plaats van de benodigde software.

U kunt bijvoorbeeld overstappen van Microsoft Office naar de Google Docs Editor Suite om het geld dat u bespaart te gebruiken voor andere teambehoeften.

Snellere taakuitvoering

Schaduw-IT elimineert de noodzaak voor het IT-personeel om de doelstellingen en specifieke behoeften van hun collega's aan de zakelijke kant te begrijpen. In plaats daarvan kan het team beslissen en schaduw-IT-tools gebruiken die het beste werken voor de taakuitvoering.

Wanneer u bijvoorbeeld aan een online document werkt, is er slechts één klik nodig om toegang mogelijk te maken en anderen te laten zien waar u aan werkt – wat leidt tot de mogelijkheid om ter plekke commentaar te geven.

Gemakkelijkere software-adoptie

Uw team is wendbaarder dan uw IT-afdeling en beweegt vaak sneller om nieuwe trends en problemen in de markt aan te pakken.

Snel ontwikkelende technologieën hebben het potentieel om uit het niets te verschijnen en op grote schaal te worden gebruikt voordat de beveiligingsanalyses zijn afgerond. Ondanks de kleine adoptie van software of tools zal het vereisen van formele IT-autorisatie uiteindelijk leiden tot gemiste kansen.

Welke risico’s zijn verbonden aan schaduw-IT?

Zelfs met de beste bedoelingen brengt schaduw-IT verschillende mogelijke veiligheidsrisico’s voor uw bedrijf met zich mee. Hier volgen enkele redenen waarom bedrijven het gebruik van schaduw-IT actief afwijzen.

Onbeveiligde gegevens

De Kosten van een datalekrapport 2022 ontdekte dat de gemiddelde kosten van een datalek rond zijn $ 4.35 miljoen. Om deze hoge kosten te vermijden, hebben IT-afdelingen beleid opgesteld dat bepaalt dat werknemers binnen hun reguliere verantwoordelijkheden gevoelige bedrijfsgegevens mogen gebruiken.

Wanneer werknemers deze gedefinieerde normen overtreden, zetten ze onbedoeld de deur open voor illegale toegang tot deze veilige omgeving.

Deze handelingen kunnen subtiel zijn, zoals het uitwisselen van geheime informatie met ChatGPT voor besluitvormingsdoeleinden of het verzenden van gevoelige gegevens via persoonlijke e-mailaccounts. Zodra de gegevens openbaar zijn gemaakt, is er geen manier meer om deze terug te krijgen in het beveiligde systeem. Dat ondersteunen, 79% van de IT-experts is van mening dat het adopteren van schaduw-IT bedrijfsgegevens in gevaar brengt.

Inconsistente gegevens- en cyberveiligheidsbedreigingen

Bedrijven zijn doorgaans gebonden aan strenge wettelijke verplichtingen bij het beschermen van gevoelige gegevens, voornamelijk informatie die kan worden gebruikt om mensen te identificeren. Bedrijven moeten bijvoorbeeld voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De complicatie komt voort uit het feit dat organisaties te maken kunnen krijgen met boetes als ze er niet in slagen adequate gegevensbeschermingsmaatregelen te treffen, ongeacht of er zich een datalek voordoet. De inzet van een niet-goedgekeurd schaduw-IT-systeem binnen het bedrijf om persoonlijke gegevens te beheren kan voldoende zijn om dergelijke sancties te rechtvaardigen.

Ongecontroleerde stroom van gegevens

Schaduw-IT-middelen vallen buiten het bereik van de monitoring van de organisatie, wat aangeeft dat cyberbeveiligingsteams hun gevoeligheid niet kunnen analyseren, hun beveiliging kunnen verbeteren of mogelijke problemen kunnen opmerken. Zelfs het meest uitgebreide cyberbeveiligingssysteem zal er niet in slagen bedrijfsgegevens te beschermen als hackers er toegang toe krijgen via een illegale Android-smartphone.

De last van het beveiligen van schaduw-IT ligt uitsluitend op de schouders van de gebruiker, die mogelijk beter op de hoogte moet zijn van alle mogelijke aanvalsroutes of de veilige installatie van de tool voor professioneel gebruik. Het gevaar kan zo simpel zijn als het uitstellen van een essentiële beveiligingsupdate voor een korte periode, waardoor het programma of apparaat kwetsbaar wordt voor een bekend beveiligingsprobleem.

Hoe een VPN de risico's van schaduw-IT helpt beperken

Een betrouwbare VPN, zoals FastestVPN, beschermt bedrijfsgegevens en controleert de toegang tot gebruikersgegevens. Het zorgt voor volledige gegevensbescherming bij online interactie met apps en websites, en ze kunnen specifieke bronnen verbergen. Alternatief identiteits- en toegangsbeheer (IAM) systemen, die vaak worden gebruikt voor toegangscontrole, helpen ook bij het beheren van gebruikerstoegang.

Anders dan dat, door middel van volledige tunnel-encryptie, de Internet Kill Switch, WireGuard protocol vele andere topfuncties kunnen de risico's die schaduw-IT met zich meebrengt aanzienlijk verminderen.

Veelgestelde vragen - Wat is schaduw-IT?

Wat wordt bedoeld met de term schaduw-IT?

Schaduw-IT maakt gebruik van IT-gerelateerde apparatuur of software van een persoon of afdeling binnen een organisatie, zonder medeweten of tussenkomst van de IT- of beveiligingsafdeling van het bedrijf. Dit omvat verschillende componenten, zoals clouddiensten, softwareapplicaties en fysieke bronnen.

Hoe verhoudt schaduw-IT zich tot cloud computing?

Schaduw-IT is het illegale gebruik van cloudgebaseerde diensten, een onderdeel van cloud computing. Medewerkers kunnen deze diensten gebruiken zonder toestemming van de IT-afdeling, waardoor de veiligheid en compliance mogelijk in gevaar komen. Dit toont de relatie aan tussen het gemak van clouddiensten en de wens om gevestigde IT-kanalen te vermijden, wat tot problemen kan leiden.

Final Note

Het belangrijkste uitgangspunt is het efficiënt beheren van systemen om het bestaan van schaduw-IT binnen uw netwerk te waarborgen. Organisaties moeten uitgebreide cyberbeveiligingsmaatregelen implementeren, zoals het verplicht stellen van het gebruik van cloudbeveiligingstechnologieën, om te garanderen dat werknemers veilige toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Deze methode verbetert de gegevensbeveiliging, zelfs als er ongeautoriseerde software of persoonlijke apparaten worden gebruikt.

Aan de andere kant, met behulp van een vertrouwde VPN, zoals FastestVPN, maakt de weg vrij voor verbeterde beveiliging terwijl u gebruik maakt van Shadow IT-tools. Geniet van een ononderbroken ervaring zonder dat u zich ooit zorgen hoeft te maken over datalekken!