Hoe cloudboekhoudsoftware uw bedrijf kan helpen

29 september 2021 By Nick Anderson Geen reacties 6 minuten

Technologie heeft een grote invloed gehad op veel aspecten van ons leven, en de manier waarop we onze bedrijven runnen vormt geen uitzondering op die regel. We hebben kunnen profiteren van vele opwindende ontwikkelingen, zoals online winkelen, software voor voorraadbeheer en meer online privacy en bescherming.

Maar ook boekhoudsoftware maakt grote sprongen. Voorheen moesten bedrijfseigenaren met pen en papier zwoegen, maar we kunnen nu veel noodzakelijke berekeningen uitvoeren met software en toegang krijgen tot onze financiële informatie van overal ter wereld.

Als u de geneugten van cloud-boekhoudsoftware nog niet zelf hebt ervaren, zou dit het juiste moment kunnen zijn om vertrouwd te raken met wat het is en de voordelen hieronder.

Krijgen FastestVPN

Wat is 'de wolk'?

Voordat u vertrouwd kunt raken met cloud boekhoudsoftware, moet u eerst begrijpen wat de cloud is. In de cloud heeft u overal toegang tot uw persoonlijke gegevens, ongeacht het apparaat dat u gebruikt of uw locatie.

Elke keer dat u bijvoorbeeld inlogt op uw internetbankieren om een betaling te doen, gebruikt u de cloud. Uw informatie wordt opgeslagen op externe servers in plaats van op uw eigen apparaten.

Wat is cloud-boekhoudsoftware?

Nu u begrijpt wat de cloud is, kan cloudboekhoudsoftware veel gemakkelijker te begrijpen worden. U kunt zich online abonneren op boekhoudsoftware, al uw gegevens invoeren en deze overal ter wereld openen.

Cloudboekhoudsoftware is zelfs toegankelijk via een app op uw mobiele apparaat, wat betekent dat u, of u nu thuis, op het werk of ergens anders bent, veilig toegang hebt tot de financiële informatie die u nodig heeft.

Is cloud-boekhoudsoftware veilig en beveiligd?

Wanneer u voor het eerst nieuwe technologie verkent, is het niet meer dan normaal dat u zich zorgen maakt over de beveiliging ervan. U wilt er immers zeker van zijn dat alle persoonlijke of financiële informatie aanwezig is privé en veilig.

Geen enkel systeem is ooit 100% veilig, maar er zijn veel verdedigingsmechanismen om uw cloudgebaseerde boekhoudgegevens zo veilig mogelijk te houden, inclusief versleuteling en back-ups. U zult ook blij zijn te weten dat cloudgebaseerde boekhoudsystemen over het algemeen veiliger zijn dan traditionele opties gescheiden netwerken, verificatiemethoden, beveiligingsaudits en meer.

Waarom traditionele boekhoudsoftware niet langer de beste optie is

Voordat cloud computing in de jaren zestig werd uitgevonden en populair werd in de jaren tachtig, waren veel software-opties alleen toegankelijk via download. Alle informatie blijft op uw computer staan en is alleen daar toegankelijk.

Terwijl veel mensen er nog steeds op vertrouwen boekhoudsoftware downloads, ze zijn niet langer de voorkeursoptie. Ten eerste lopen uw gegevens het risico verloren te gaan als de computer of de externe opslag waarop u deze opslaat, defect raakt.

Dit kan reden genoeg zijn om naar andere opties te kijken, maar traditionele software heeft ook andere nadelen. Over het algemeen heeft slechts één persoon gebruikerstoegang, wat betekent dat andere financiële experts in uw bedrijf niet gemakkelijk toegang hebben tot uw informatie.

Vergeleken met de geavanceerde cloudsoftware die we tegenwoordig hebben, is het over het algemeen tijdrovend om een back-up te maken, te upgraden en beschermen tegen bedreigingen.

Vermijd installatiegedoe

Het installeren van nieuwe software kan tijdrovend zijn en kan ook de waardevolle ruimte op de harde schijf in beslag nemen die u nodig heeft voor andere gegevens. Een van de opvallende voordelen van cloudboekhoudsoftware is dat u geen tijd hoeft te verspillen aan het downloaden van iets naar uw computer of mobiele apparaat.

Zolang u uw inloggegevens voor uw favoriete boekhoudsoftware kent, heeft u overal en op elk apparaat toegang tot uw financiële informatie. Gebruik echter uit veiligheidsoverwegingen tweefactorauthenticatie telkens wanneer u zich aanmeldt.

Toegang toestaan voor meerdere gebruikers

Of u nu een klein of groot bedrijf heeft, er is waarschijnlijk meer dan één persoon die toegang nodig heeft tot uw financiële informatie. Misschien heeft u iemand ingehuurd om de boekhouding in uw bedrijf te verzorgen, of vertrouwt u op een accountant om uw aangiften in te dienen.

Het mooie van cloud-boekhoudsoftware is dat u meerdere gebruikers kunt laten inloggen op uw account. Ze hebben toegang tot de informatie die ze nodig hebben zonder dat u iets op een USB-stick hoeft te downloaden of feiten en cijfers moet e-mailen.

Houd uw financiële gegevens veilig

U zou kunnen denken dat het opslaan van uw financiële informatie op uw computer of in boeken de veiligste optie is die u tot uw beschikking heeft. Dat is echter niet het geval. Zonder de beste antivirus software om uw computer veilig te houden, bestaat het risico dat alle informatie die erop is opgeslagen in verkeerde handen valt.

Zelfs het bijhouden van papieren dossiers is niet de veiligste optie, aangezien schade door brand en overstroming of zelfs diefstal ervoor kan zorgen dat het voor altijd verloren gaat, zonder back-upopties. Vanwege de meerdere beschermingslagen die cloud-boekhoudsoftware kan bieden, zoals hierboven vermeld, blijft het een van de veiligste opties om u volledige gemoedsrust te geven.

Blijf op de hoogte van uw financiële situatie

Het bijhouden van uw financiële situatie is niet altijd eenvoudig. Als u meerdere werknemers heeft en vertrouwt op traditionele boekhoud- en boekhoudmethoden, heeft u waarschijnlijk slechts een vaag idee van uw inkomsten en uitgaven.

Met boekhoudsoftware kunt u op elk moment van de dag en nacht elke dollar verantwoorden. Met actuele kennis kunt u veel beter in staat zijn om financieel geïnformeerde beslissingen te nemen.

U moet bijvoorbeeld een grote hoeveelheid voorraad kopen om alles wat u zojuist heeft verkocht goed te maken. Wetende dat uw boeken elke dag in evenwicht zijn, is het zichtbare geld dat aan u verschuldigd is en wat er momenteel op uw bankrekening staat, een afspiegeling van wat u daadwerkelijk beschikbaar heeft om aan die nieuwe voorraad uit te geven. Dat is minder waarschijnlijk als u handmatige administratie bijhoudt die geen rekening houdt met uw meest recente uitgaven en facturen.

Volledige automatisering

Met slechts een beperkt aantal uren per dag is uw tijd kostbaar. U kunt tijd besparen met inventory management software en het uitbesteden van taken, maar u kunt ook tijd besparen door cloud-boekhoudsoftware te gebruiken.

Dit komt omdat veel functies voor uw gemak zijn geautomatiseerd. U kunt op een vaste dag geautomatiseerde facturen naar klanten sturen en zelfs leveranciers elke maand betalen. Sommige ondernemers zijn ook onder de indruk van hoe u uw bankrekeningen kunt koppelen en betalingen kunt matchen met facturen en rekeningen. Dergelijke technologie kan u kostbare tijd bieden om u te concentreren op andere essentiële taken.

Laatste woorden

Zelfs als privacy- en beveiligingsproblemen u ervan weerhouden om technologische upgrades door te voeren, is het duidelijk hoe cloud-boekhoudsoftware ondernemers ten goede komt. Cloudboekhouding kan tijd besparen, veiligheid bieden en u volledig inzicht geven in uw financiële situatie terwijl u uw financiën overal ter wereld controleert.