6 praktijken om de samenwerking tussen teams op afstand te stimuleren

3 Augustus 2023 By Christine Margreet Geen reacties 6 minuten

In het huidige digitale landschap is werken op afstand geen uitzondering meer, maar een norm. Bedrijven over de hele wereld profiteren van de voordelen van modellen voor werken op afstand en plukken de vruchten zoals kostenbesparingen en een grotere talentenpool.

Best practices voor samenwerking met teams op afstand

Het bevorderen van effectieve samenwerking tussen teams op afstand biedt een aantal specifieke uitdagingen. Dat gezegd hebbende, volgen hier zes praktijken die ervoor zorgen dat uw team verbonden, betrokken en productief blijft, ongeacht waar ze zich bevinden.

Krijgen FastestVPN

1. Maak gebruik van tools voor digitale samenwerking

Het gebruik van digitale samenwerkingstools is van het grootste belang om de samenwerking binnen teams op afstand te verbeteren. Deze tools vergemakkelijken effectieve communicatie, stroomlijnen workflows en zorgen voor efficiënt taakbeheer, waardoor de teamproductiviteit wordt verhoogd.

Succesvolle implementatie omvat het selecteren van tools die het beste passen bij de behoeften van het team. Bijvoorbeeld een van de topfuncties van Webex en andere betrouwbare tools is een berichtensysteem dat is ontworpen met het oog op samenwerking. Met tools met deze functie kunnen teams samenwerken in gebruiksvriendelijke online of offline ruimtes.

Zorg bovendien voor gebruiksvriendelijkheid en bevorder adequate training om het gebruik te maximaliseren. Door dit te doen kunnen teams op afstand hun samenwerkingsinspanningen versterken, waardoor de resultaten en de algehele prestaties worden verbeterd. Naast deze voordelen zijn er moderne communicatiemiddelen zoals WhatsApp voor klantenservice transformeren de manier waarop bedrijven met hun klanten omgaan.

2. Bevorder duidelijke en beknopte communicatie

De hoeksteen van succesvolle teamsamenwerking op afstand is ongetwijfeld duidelijke en beknopte communicatie. Deze praktijk brengt teamleden op één lijn met de algemene projectdoelen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit, waardoor mogelijke misverstanden worden geëlimineerd.

Hoe kunt u dit cruciale aspect van teamwerk op afstand bevorderen? Hier zijn enkele strategieën:

Stel communicatieprotocollen op: Implementeer richtlijnen die aangeven welke communicatiekanalen moeten worden gebruikt voor specifieke scenario's. Bijvoorbeeld instant messages voor snelle vragen, e-mails voor niet-urgente zaken en videobellen voor diepgaande gesprekken.
Moedig regelmatige updates aan: Motiveer teamleden om regelmatig updates te delen over hun werkvoortgang en eventuele uitdagingen of successen die ze zijn tegengekomen. Dit bevordert de transparantie en maakt tijdig ingrijpen mogelijk indien nodig.
Bevorder beknoptheid en duidelijkheid: Moedig teamleden aan om hun gedachten duidelijk en beknopt te communiceren om tijd te besparen en verkeerde interpretaties te voorkomen. Herhaal het belang van leesbaarheid boven jargon of complexe termen.

Door deze werkwijzen in te bedden in uw externe team, bevordert u een samenwerkingsomgeving waar iedereen op dezelfde golflengte zit, waardoor uw team naar succes wordt gedreven.

3. Stel duidelijke en kwantificeerbare doelen

Een essentiële praktijk bij het stimuleren van teamsamenwerking op afstand is duidelijke en meetbare doelen stellen. Dergelijke doelen maken de weg vrij voor uniforme richting en focus, waardoor er geen ruimte is voor dubbelzinnigheid of verkeerde interpretatie.

Overweeg deze tips om ervoor te zorgen dat uw externe team duidelijk en doelgericht werkt:

Pas SMART-doelen toe: Zorg ervoor dat doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden zijn. Dit raamwerk creëert duidelijke, haalbare doelen waar teamleden naartoe kunnen werken.
Beoordeel doelen regelmatig: Stel regelmatige intervallen vast voor het herzien en bijwerken van doelen. Dit zorgt ervoor dat ze relevant blijven en afgestemd blijven op veranderende projectbehoeften en zakelijke doelstellingen.
Doelen effectief communiceren: Zorg ervoor dat alle teamleden de doelen begrijpen. Gebruik duidelijke taal en geef context om volledig begrip te garanderen. Een gedeeld begrip van doelen voedt gezamenlijke inspanningen.

Door kwantificeerbare doelen vast te stellen en duidelijk te communiceren, creëer je een stappenplan voor je externe team. Deze praktijk brengt individuele inspanningen op één lijn en bevordert een samenwerkingsmentaliteit, waardoor uw team naar gedeeld succes wordt geleid.

4. Voer regelmatige check-ins uit

Regelmatige check-ins zijn essentieel om de samenwerking binnen teams op afstand te bevorderen. Door dagelijks of wekelijks geplande contactmomenten te hebben, blijven teamleden verbonden, afgestemd op doelstellingen en op de hoogte van de projectvoortgang. Check-ins zijn niet alleen taakgericht, maar kunnen ook uitdagingen identificeren waar teamleden mee te maken kunnen krijgen.

Effectieve incheckstrategieën omvatten het opstellen van een consistent schema dat alle tijdzones respecteert en het hebben van een duidelijke agenda voor professionele en persoonlijke updates. Stimuleer bovendien een open dialoog en actieve deelname van alle teamleden.

Zorg er ten slotte voor dat deze sessies niet alleen managementmonologen zijn, maar een platform voor collaboratieve discussies. De nadruk moet liggen op het bevorderen van vertrouwen en transparantie en het behouden van de teamcohesie.

5. Bouw een inclusieve cultuur op afstand

Het creëren van een inclusieve cultuur op afstand is een belangrijke praktijk om de samenwerking tussen teams op afstand te stimuleren. Een dergelijke cultuur moedigt deelname van alle teamleden aan, met respect voor hun unieke perspectieven en ervaringen.

Hier zijn enkele praktische manieren om een inclusieve cultuur op afstand op te bouwen:

Vraag regelmatig input: Zorg ervoor dat de stem van elk teamlid wordt gehoord en moedig hen aan om regelmatig hun ideeën en feedback te delen. Deze praktijk bevordert niet alleen inclusie, maar bevordert ook innovatie.
Herken bijdragen: Erken en vier regelmatig de bijdragen van elk teamlid. Deze praktijk versterkt het belang van het werk van elk individu en bevordert een gevoel van verbondenheid.
Evenwicht tussen werk en privéleven bevorderen: Respecteer de persoonlijke tijd van uw teamleden. Moedig hen aan om een gezonde balans tussen werk en privéleven te behouden, met respect voor werk- en persoonlijke tijdsgrenzen.

Het bevorderen van een inclusieve cultuur creëert een omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en gehoord voelt.

6. Voer regelmatig teambuildingactiviteiten uit

Als het gaat om het verbeteren van de samenwerking tussen teams op afstand, kunnen regelmatige teambuildingactiviteiten een belangrijke rol spelen. Deze activiteiten helpen teamleden om op persoonlijk niveau contact te maken en een gevoel van kameraadschap te bevorderen, wat essentieel is voor een naadloze samenwerking.

Als u op zoek bent naar sterkere banden binnen uw externe team, overweeg dan deze tips:

Kies voor virtuele teambuildingactiviteiten: Kies voor activiteiten die virtueel kunnen worden uitgevoerd. Deze kunnen variëren van online gaming-toernooien tot virtuele escape rooms of zelfs trivia-avonden. Dergelijke activiteiten kunnen helpen het ijs te breken en de teamgeest te bevorderen.
Plan regelmatige sociale interacties: Creëer een routine van virtuele koffiepauzes of happy hours. Casual interacties helpen bij het opbouwen van relaties buiten het werk, waardoor een sterkere teameenheid wordt bevorderd.
Vier virtueel: Vier teamsuccessen en mijlpalen samen, virtueel. Of het nu gaat om de voltooiing van een project of de verjaardag van een teamlid, vieringen dragen bij aan een positieve, inclusieve teamcultuur.

Regelmatige teambuildingactiviteiten integreren in uw afstandswerk routine zal een sterker gevoel van eenheid bevorderen en de samenwerking stimuleren, wat leidt tot verbeterde teamproductiviteit en tevredenheid.

Conclusie

Effectieve samenwerking tussen teams op afstand is geen meevaller. Het is het resultaat van bewuste en voortdurende inspanning. Door deze werkwijzen toe te passen - gebruik te maken van digitale hulpmiddelen, duidelijke communicatie te bevorderen, kwantificeerbare doelen te stellen, regelmatige check-ins uit te voeren, een inclusieve cultuur op te bouwen en teambuildingactiviteiten te organiseren - kan elk team op afstand de samenwerking verbeteren, wat leidt tot hogere productiviteit en algeheel succes.