ما هو اكتناز البيانات، وما المخاطر التي يشكلها؟

13 آذار، 2024 By كريستين مارجريت لا توجد تعليقات 8 دقيقة

يعد اكتناز البيانات مشكلة تقنية حيث يتم تخزين الكثير من البيانات غير الضرورية، مثل كيفية تخزين الأشخاص للأشياء في المنزل. تستمر تكنولوجيا المعلومات في شراء مساحة تخزينية، لكن البيانات تستمر في التراكم والمتناثرة عبر السحابات، مما يؤدي إلى حدوث مشكلات. إنه مثل التمسك بالأشياء بدافع العادة أو الخوف من فقدانها. وسوف أناقش المزيد في وقت لاحق في هذا blog.

اكتناز البيانات

تذكير سريع! فكر في استخدام في بي ان عندما تكون متصلاً بالإنترنت. إنه مثل ارتداء درع رقمي غير مرئي، مما يحافظ على بياناتك الخاصة آمنة من المتسللين والمتطفلين. مع تزايد التهديدات السيبرانية، إنها طريقة سهلة لإضافة طبقة إضافية من الحماية لتصفح الإنترنت الخاص بك.

تواصل FastestVPN

ما هو اكتناز البيانات - نظرة عامة مختصرة

يحدث تخزين البيانات، المعروف أيضًا باسم التخزين الرقمي أو التخزين السيبراني، عندما تحتفظ بالكثير من البيانات على أجهزتك، حتى عندما لا تكون مفيدة بعد الآن. إنه مثل جمع الكثير من الأشياء في مساحتك الرقمية، تمامًا كما يجعل التخزين المادي منزلك فوضويًا. هذه الفوضى يمكن أن تجعل الحياة أكثر صعوبة، خاصة بالنسبة لأصحاب الأعمال، لأنها تعيق أداء المهام. قد يحتاج الأشخاص الذين يقومون بتخزين البيانات إلى شراء مساحة تخزين إضافية، مثل محركات الأقراص الثابتة، والتي تشغل مساحة وتذكرهم بالفوضى. على الرغم من أن الأجهزة تتمتع الآن بقدر أكبر من مساحة التخزين، إلا أنه لا يزال من غير الجيد تخزين البيانات لأنها يمكن أن تفسد طريقة عمل أجهزتك. لذا، من المهم معرفة سبب تخزين البيانات وكيفية إيقافها.

هل تخزين البيانات أمر خطير؟

قد يبدو تخزين البيانات غير ضار، لكنه في الواقع محفوف بالمخاطر. فكر في بياناتك مثل الكنز – فهو ذو قيمة ويستحق الحماية. إذا قمت بتخزين البيانات، فأنت تحتفظ بكل شيء، مما يجعل من الصعب فرزها وحمايتها. يحب المتسللون هذا لأنه يمكنهم بسهولة سرقة معلوماتك الحساسة من كل تلك الملفات التي لم يتم فرزها.

كشركة، قد يكون هذا كارثيًا، ويدمر سمعتك ويسبب الكثير من التوتر. الخطوة الأولى للبقاء آمنًا هي فهم البيانات الموجودة لديك والتخلص من ما لا تحتاجه. إن تنظيم بياناتك هو أفضل طريقة للحفاظ عليها آمنة ومأمونة.

كيف يؤثر اكتناز البيانات على الشركات؟

لتخزين البيانات تأثير كبير على الشركات، ولمساعدتك على فهم تأثيرها بشكل أفضل، أغطي أدناه بعض التأثيرات التي قد تواجهها الشركات:

1. زيادة التكاليف

يمكن أن يؤدي تخزين كميات كبيرة من البيانات غير الضرورية إلى تضخيم نفقات التشغيل للشركات بشكل كبير. وينطبق هذا بشكل خاص إذا اختارت المؤسسات حلول تخزين باهظة الثمن مثل صفائف الأقراص المتطورة أو مكتبات الأشرطة لاستيعاب البيانات الزائدة. ومع كل غيغابايت إضافية من البيانات المخزنة، ينمو العبء المالي، مما يؤثر على النتيجة النهائية ويحول الموارد التي يمكن تخصيصها إلى أماكن أخرى لأغراض أكثر استراتيجية.

2. انخفاض الكفاءة

يمكن أن يؤدي تخزين البيانات إلى تعطل الأنظمة والتطبيقات، مما يؤدي إلى انخفاض الكفاءة التشغيلية. نظرًا لأن سعة التخزين أصبحت مكتظة بشكل متزايد بالبيانات غير ذات الصلة، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء أوقات الوصول وإعاقة أداء العمليات التجارية الهامة. بالإضافة إلى ذلك، يزداد الوقت اللازم لإكمال المهام الروتينية مثل النسخ الاحتياطية وإدارة البيانات، مما يزيد من إعاقة الإنتاجية وإعاقة قدرة المؤسسة على الاستجابة بسرعة لمتطلبات العمل.

3. مخاطر الامتثال

يشكل تخزين البيانات مخاطر كبيرة من حيث الالتزام بها خصوصية البيانات أنظمة. قد يتضمن تراكم البيانات غير الضرورية معلومات حساسة تخضع لمعايير ولوائح امتثال صارمة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أو HIPAA أو CCPA. يمكن أن يؤدي الفشل في إدارة هذه البيانات وحمايتها بشكل مناسب إلى فرض عقوبات مكلفة ومسؤوليات قانونية والإضرار بسمعة المنظمة.

4. مخاطر الأمن السيبراني

وبعيدًا عن الآثار المالية والتشغيلية، فإن تخزين البيانات يعرض الشركات أيضًا لمخاطر متزايدة تتعلق بالأمن السيبراني. يؤدي الاحتفاظ العشوائي بالبيانات إلى زيادة مساحة الهجوم لمجرمي الإنترنت والمتسللين الذين قد يستغلون نقاط الضعف الموجودة في المعلومات المخزنة. تصبح البيانات الحساسة، مثل معلومات العملاء أو بيانات الأعمال الخاصة، هدفًا رئيسيًا خروقات البياناتمما يؤدي إلى خسائر مالية محتملة وغرامات تنظيمية وأضرار لا يمكن إصلاحها لسمعة المنظمة.

ما هي أنواع تخزين البيانات؟

يتجلى اكتناز البيانات في أشكال مختلفة، حيث تحدد الدراسات أنواعًا مميزة سائدة بين الأفراد والمنظمات.

1. اكتناز البيانات الفردية

يحدث اكتناز البيانات الفردية عندما يحتفظ الأشخاص ببيانات أكثر من اللازم، وغالبًا ما يكون ذلك مدفوعًا بالعادات الشخصية أو المخاوف من فقدان معلومات قيمة. ويشتمل هذا النوع على أبعاد مختلفة:

المكتنزون القلقين

الأفراد الذين يتشبثون بالبيانات بسبب القلق بشأن العواقب المستقبلية المحتملة للحذف. وقد يحتفظون بملفات زائدة عن الحاجة خوفًا من أنهم قد يحتاجون إليها لاحقًا، على الرغم من أنها لا تخدم أي غرض حاليًا.

المكتنزون المنفصلين أو العرضيين

يقوم هؤلاء الأفراد بتجميع البيانات عن غير قصد بسبب ضيق الوقت أو الحافز أو المهارات التنظيمية. قد يحتفظون بالفوضى الرقمية لمجرد أنهم لم يأخذوا الوقت الكافي لترتيب ملفاتهم.

جامعي

مكتنزون البيانات المتعمدون الذين يقومون برعاية وتنظيم بياناتهم بوعي لأسباب عاطفية أو عملية. إنهم يمتلكون المهارات اللازمة لإدارة وتأمين بياناتهم بشكل فعال، وغالبًا ما يقومون بعمل نسخ احتياطية متعددة للحفاظ على المعلومات القيمة.

2. اكتناز البيانات التنظيمية

في البيئات التنظيمية، غالبًا ما تكون ممارسات تخزين البيانات مدفوعة بمتطلبات الامتثال أو المعايير المؤسسية. يشمل هذا النوع:

المكتنزون المتوافقة

قد يقوم الموظفون أو الأقسام داخل المؤسسات بتخزين البيانات وفقًا للتوجيهات، وهو ما يتجاوز الضرورة في كثير من الأحيان الاحتفاظ بالبيانات متطلبات. في حين أنه قد يتم تنظيم البيانات وتخزينها بشكل صحيح، فإن الدافع للاكتناز ينبع من التزامات الامتثال وليس التفضيلات الفردية.

يعد فهم هذه الأنواع المختلفة من مكتنزي البيانات أمرًا بالغ الأهمية لتطوير استراتيجيات فعالة لإدارة وتخفيف الآثار السلبية لتخزين البيانات، على المستويين الفردي والتنظيمي.

كيف تعرف إذا كنت من مكتنز البيانات؟ العلامات

هل أنت مكتنز البيانات نفسك؟ إذا لم تكن لديك أدنى فكرة عن ذلك، فاقرأ العلامات أدناه لتعرف:

النقص المتكرر في التخزين

إذا كانت المساحة المتوفرة على أجهزتك تنفد باستمرار، فهذه علامة حمراء على أنك قد تقوم بتخزين البيانات. يشير هذا إلى نقص الإدارة الفعالة للبيانات ويثير تساؤلات حول خطة التخزين طويلة المدى. يؤدي فرز البيانات باستمرار للعثور على ما تحتاج إليه إلى إضاعة الوقت والجهد الثمينين، مما يشير إلى أن تنظيم البيانات لديك في حالة من الفوضى.

جمع البيانات غير المخطط لها

إن جمع البيانات دون خطة واضحة أو استراتيجية تحليل يشير إلى ميول اكتناز البيانات. إذا كنت تقوم بتخزين البيانات لمجرد أنها "قد تكون مفيدة لاحقًا"، فأنت تتعامل مع تخطيط الأعمال والتحليل الاستراتيجي بشكل غير صحيح. يبدأ التحليل الفعال بتحديد المشكلة، يليها جمع البيانات ذات الصلة. يؤدي اكتناز البيانات دون غرض استراتيجي إلى فوضى من المعلومات غير ذات الصلة التي تحجب القضايا الحقيقية.

خلط البيانات دون الحذف

يشير نقل البيانات من وسيلة تخزين إلى أخرى دون التفكير في الحذف على الإطلاق إلى وجود سلوك اكتناز. إذا وجدت نفسك تنقل البيانات بشكل متكرر دون التشكيك في أهميتها أو ضرورتها، فمن المحتمل أن تتراكم لديك سنوات من البيانات القديمة وغير ذات الصلة. يساهم هذا التردد في حذف البيانات غير الضرورية في الفوضى وعدم تنظيم مساحة التخزين الرقمية الخاصة بك.

يعد التعرف على هذه العلامات هو الخطوة الأولى نحو معالجة عادات تخزين البيانات وتنفيذ استراتيجيات فعالة لإدارة البيانات. من خلال اعتماد نهج استباقي لتنظيم البيانات وتحليلها، يمكنك تبسيط سير عملك وزيادة قيمة معلوماتك المخزنة.

كيفية إدارة تخزين البيانات بشكل فعال لعملك؟

من أجل إدارة تخزين بيانات الأعمال بشكل فعال، من الضروري وضع سياسات واضحة وتوفير التدريب الأمني وتنفيذ خطط الاستجابة للحوادث. ومن خلال معالجة هذه الجوانب، يمكن للمؤسسات حماية بياناتها وتقليل المخاطر المرتبطة بتخزين البيانات. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تعزيز إجراءات أمن البيانات الخاصة بك، ففكر في التواصل مع الخبراء لتطوير استراتيجية قوية لأمن المعلومات مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات مؤسستك. دعونا نفهم كل خطوة بالتفصيل أدناه:

1. وضع سياسات بيانات واضحة

الخطوة الأولى في مكافحة تخزين البيانات هي فهم سياسات البيانات الحالية لمؤسستك، إن وجدت. يعد وضع مبادئ توجيهية ثابتة حول إدارة البيانات في مكان العمل أمرًا بالغ الأهمية لمنع تخزين البيانات من الخروج عن نطاق السيطرة.

2. تحديد معلمات السياسة

فكر في تعيين معلمات محددة لأنواع البيانات المسموح بها على أجهزة الأعمال. حدد بوضوح ما الذي يشكل البيانات الهامة مقابل البيانات غير الهامة التي يمكن تخزينها على الأجهزة. حدد إطارًا زمنيًا للمدة التي يجب أن تبقى فيها البيانات غير المهمة على الأجهزة، وحدد أنواع البيانات التي يمكن إزالتها على الفور.

3. إنشاء إرشادات إمكانية الوصول

قم بوضع إرشادات للوصول إلى البيانات، بما في ذلك من يمكنه الوصول إلى بيانات معينة ومتى. تحديد البيانات ذات الوصول المحدود وإنشاء بروتوكولات للوصول إليها.

4. تنفيذ ممارسات إدارة البريد الإلكتروني

معالجة تخزين البيانات غير المقصود، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني. قم بتشجيع عمليات التنظيف المنتظمة لصندوق الوارد لإزالة رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، مما قد يساعد في منع المعلومات الحساسة من البقاء لفترة أطول من اللازم.

5. توفير التدريب الأمني

تدريب الموظفين على المخاطر الأمنية المرتبطة بالبيانات التي يمكن الوصول إليها بشكل مفرط. يعد التدريب الروتيني على أمن البيانات أمرًا ضروريًا للحماية من الانتهاكات. تثقيف الموظفين حول الأساليب الشائعة التي يستخدمها المجرمون للوصول إلى البيانات السرية، مثل التصيد الاحتيالي والهندسة الاجتماعية.

6. وضع خطة الاستجابة للحوادث

تطوير خطة شاملة للاستجابة للحوادث للتخفيف من تأثير خروقات البيانات. تعيين موظفين يعرفون الخطوات التي يجب اتخاذها في حالة وقوع هجوم، مما يضمن الاستجابة السريعة والفعالة.

7. ضمان المرونة في مكان العمل

الاعتراف بالتحديات التي تفرضها المرونة في مكان العمل والتخزين السحابي في تتبع البيانات وتنظيمها. في حين أن الاحتفاظ ببيانات كافية ليس أمرًا سيئًا بطبيعته، فإن الحفاظ على الرؤية ووضع سياسات للحماية من المخاطر الأمنية أمر بالغ الأهمية.

الكلمات النهائية بشأن اكتناز البيانات

يشكل تخزين البيانات مخاطر كبيرة قد لا تكون واضحة على الفور. على الرغم من أن الاحتفاظ بكل شيء قد يبدو غير ضار، إلا أن الواقع هو أنه يجعل بياناتك عرضة للتهديدات السيبرانية. يزدهر المتسللون باستخدام البيانات غير المنظمة، ويصلون بسهولة إلى المعلومات الحساسة ويستغلونها. بالنسبة للشركات، يمكن أن تكون العواقب مدمرة، مما يؤدي إلى الإضرار بالسمعة وزيادة الضغط. ل حماية البيانات الخاصة بك وحماية أعمالك، من الضروري اتخاذ خطوات استباقية نحو تنظيم بياناتك وتنظيمها. تذكر أن فهم البيانات المتوفرة لديك والتخلص من ما لا تحتاج إليه هو الخطوة الأولى نحو ضمان سلامة وأمن معلوماتك القيمة.