Vad är Shadow IT? Utforska riskerna och fördelarna

Augusti 22, 2023 By Janne Smith Inga kommentarer 8 minuter

Shadow IT kan väcka tankar hos skickliga hackare och komplexa underjordiska system. Men om du dyker djupare och lär dig om vad Shadow IT är, är det något så enkelt som att använda en app för att skicka meddelanden till din kollega i arbetssyfte. Ändå, trots att dessa appar är företagskronor, är de fortfarande utanför en organisations kontroll.

Det handlar dock inte bara om Shadow IT. Från dess bokstavliga definition till fördelarna med Shadow IT, vi kommer att utforska allt. 

Fortsätt läsa för att få reda på mer!

Har du ingen tid över? Här är kärnan

• Shadow IT innebär att man använder tekniska verktyg utan IT-godkännande.
• Fördelarna inkluderar snabbare uppgifter, kostnadsbesparingar och smidigare arbetsflöden.
• Anställda använder det för att öka produktiviteten eller på grund av bristande medvetenhet.
• Ett exempel är att använda obehörig programvara som fildelningsappar.
• Riskerna inkluderar dataexponering, säkerhetsintrång och bristande kontroll.
• Ett VPN, som FastestVPN, kan skydda mot dessa risker.
• Säkra shadow IT, följ regler och överväg att använda ett VPN för extra skydd.

Vad vi kommer att täcka

• Vad är Shadow IT?
• Är Shadow IT en bra sak?
• Varför använder anställda Shadow IT?
• Vad är ett exempel på Shadow IT
• Vilka är fördelarna med Shadow IT?
• Vilka är riskerna förknippade med Shadow IT?
• Hur en VPN hjälper till att minska riskerna med Shadow IT

Vad är Shadow IT?

Termen "skugg IT" beskriver användningen av mjukvara, hårdvara och tjänster i en professionell miljö utan att ha fått tillstånd från IT-avdelningen hos ens arbetsgivare. Dessa skugg-IT-verktyg behöver inte nödvändigtvis vara olagliga, farliga eller officiellt förbjudna av organisationen. Istället är de verktyg utanför företagets säkerhets- och arbetsflödesnormer.

Är Shadow IT en bra sak?

Chris Kapustra– Huvudarkitekten på Insight Enterprises säger, "Shadow IT-verktyg påskyndar procedurer och löser problem direkt. Och enligt Gartner, spenderar företag mellan 30 % och 40 % av sina IT-budgetar på skugg-IT. Även om det sammanfattar betydelsen av Shadow IT i företagssektorn – det finns fortfarande mer som gör det till en lyckad affärsverksamhet. 

Samtidigt övar IT-avdelningar vanligtvis olika regler och processer för att kontrollera antagandet och implementeringen av ny teknik. Även om dessa steg är avsedda att säkra företaget, kan de oavsiktligt hindra innovation och framsteg. Tvärtom undviker shadow IT dessa regler, vilket möjliggör ett snabbare och obegränsat flöde av affärsprocedurer.

Varför använder anställda Shadow IT?

Låt oss vara ärliga: läste du ditt företags IT-policy ordentligt innan du gick med på den? Var du medveten om att många företag förbjuder anställda att få tillgång till arbetsdokument på sina personliga telefoner?

En av de främsta anledningarna till att anställda använder shadow IT är att förbättra sin jobbproduktivitet. Till exempel behöver ett fåtal företag fortfarande lära sig att byta från Skype-verksamhet till Slack. Det kan dock hända att ett fåtal anställda fortfarande använder det, men företaget godkänner det inte. Trots detta har Slack olika andra funktioner som kan hjälpa företagets verksamhet.

Dessutom. under vissa omständigheter kan individer vara omedvetna om att deras beteenden kvalificerar sig som skugg-IT.

Vad är ett exempel på Shadow IT?

Shadow IT inkluderar ett brett utbud av hårdvara och mjukvara. Allt som är portabelt eller som du kan installera på en enhet kvalificeras som potentiell skugg-IT. Följande är ett exempel på Shadow IT:

Fildelning

Shadow IT är när du väljer att använda ett annat dokumentredigeringsprogram än det som godkänts av ditt företag.

Du kan enkelt aktivera filåtkomst med dina kollegor genom ett fildelningssystem. Och att använda lagringsalternativ som tillhandahålls av molntjänster som Google Drive är en vanlig fildelningsmetod. 

På detta sätt, om du väljer att överföra arbetsrelaterad data till molnbaserade tjänster som inte tillåts av din arbetsgivare, till exempel ditt personliga Dropbox-konto. Eller så kan du använda Google Dokument för att skriva i samarbete så att andra enkelt kan lägga till kommentarer och justeringar. Du kan dock välja Microsoft Words lugna användargränssnitt eller NotePads enkelhet. 

Vilka är fördelarna med Shadow IT?

Här är de 5 bästa fördelarna med Shadow IT:

Lägre teknikkostnader

Även om företag är notoriskt kända för att bidra till SaaS-avfall – en genomsnittlig verksamhet slöser $ 135,000 årligen om onödig mjukvarulicens. Och du kan alltid spara genom att använda andra effektiva verktyg.

Ditt team kan möta ekonomiska begränsningar beroende på din organisations inköpspolicyer. Det kan finnas en önskan att använda välkända, gratis alternativ istället för nödvändig programvara under dessa omständigheter. 

Du kan till exempel byta från Microsoft Office till Google Docs Editor Suite för att använda pengarna du sparar på andra teambehov.

Snabbare uppgiftsexekvering

Shadow IT eliminerar behovet för IT-personalen att förstå sina motsvarigheter på affärssidans mål och specifika behov. Istället låter det teamet bestämma och använda Shadow IT-verktyg som fungerar bäst för att utföra uppgifter. 

När du till exempel arbetar med ett onlinedokument tar det bara ett klick för att aktivera åtkomst och låta andra se vad du arbetar med – vilket leder till möjligheten att kommentera på plats.

Enklare mjukvaruadoption

Ditt team är mer flexibelt än din IT-avdelning och rör sig ofta snabbare för att hantera nya trender och problem på marknaden. 

Snabbt utvecklande teknologier har potential att dyka upp från ingenstans och bli allmänt använda innan säkerhetsanalyser är klara. Trots den lilla mjukvaran eller verktygsanpassningen kommer ett krav på formell IT-auktorisering så småningom att leda till missade möjligheter.

Vilka är riskerna förknippade med Shadow IT?

Även med de bästa avsikterna innebär shadow IT flera möjliga säkerhetsrisker för ditt företag. Här är några anledningar till att företag aktivt avvisar skuggan av IT-användning.

Oskyddad data

Smakämnen Kostnad för en dataintrångsrapport 2022 fann att den genomsnittliga kostnaden för ett dataintrång är runt $ 4.35 miljoner. För att undvika dessa höga kostnader fastställer IT-avdelningar policyer som styr arbetarnas tillåtna användning av känslig företagsdata i deras vanliga ansvar.

När anställda bryter mot dessa definierade normer öppnar de oavsiktligt dörren till olagligt inträde i denna säkra miljö. 

Dessa handlingar kan vara subtila, som att utbyta hemlig information med ChatGPT i beslutsfattande syfte eller att skicka känslig information via personliga e-postkonton. När uppgifterna väl har exponerats finns det inget sätt att få tillbaka dem i det säkra systemet. Stöd det, 79% av IT-experter anser att användningen av skugg-IT äventyrar företagsdata.

Inkonsekventa data- och cybersäkerhetshot

Företag är vanligtvis bundna till rigorösa regulatoriska skyldigheter när de skyddar känslig information, främst information som kan användas för att identifiera personer. Till exempel måste företag följa The General Data Protection Regulation (GDPR).

Komplikationen härrör från det faktum att organisationer kan få straff för att inte upprätthålla adekvata dataskyddsåtgärder, oavsett om ett dataintrång inträffar. Utplaceringen av ett icke godkänt skugg-IT-system inom företaget för att hantera personuppgifter kan vara tillräckligt för att motivera sådana sanktioner.

Okontrollerat flöde av data

Shadow IT-tillgångar ligger utanför omfattningen av organisationens övervakning, vilket indikerar att cybersäkerhetsteam inte kan analysera deras mottaglighet, förbättra deras säkerhet eller upptäcka eventuella problem. Även det mest omfattande cybersäkerhetssystemet kommer att misslyckas med att skydda en fast data om hackare kan komma åt den via en olaglig Android-smartphone.

Bördan av att skydda skugga IT faller enbart på användarens axlar, som kan behöva vara bättre insatt i alla potentiella attackrutter eller den säkra installationen av verktyget för professionell användning. Faran kan vara så enkel som att fördröja en viktig säkerhetsuppdatering under en kort period, vilket gör programmet eller enheten sårbart för ett välkänt säkerhetsbrist.

Hur en VPN hjälper till att minska riskerna med Shadow IT

En pålitlig VPN, som t.ex FastestVPN, skyddar företagsdata och kontrollerar åtkomst till användardata. Det säkerställer fullständigt dataskydd när du interagerar med appar och webbplatser online, och de kan dölja specifika resurser. Alternativ identitets- och åtkomsthantering (IAM) system, som ofta används för åtkomstkontroll, hjälper också till att hantera användaråtkomst.

Annat än det, genom fullständig tunnelkryptering, Internet Kill Switch, WireGuard protokoll många andra förstklassiga funktioner kan avsevärt minska riskerna Shadow IT medför.

slutlig Obs

Det viktigaste är att effektivt hantera system för att skydda förekomsten av skugg-IT i ditt nätverk. Organisationer måste implementera omfattande cybersäkerhetsåtgärder, som att kräva användning av molnsäkerhetsteknik, för att garantera att anställda har säker åtkomst till företagsdata. Denna metod förbättrar datasäkerheten även när obehörig programvara eller personliga enheter används.

Å andra sidan, med hjälp av en pålitlig VPN, som FastestVPN, banar väg för förbättrad säkerhet samtidigt som du använder Shadow IT-verktyg. Njut av en oavbruten upplevelse utan att någonsin oroa dig för dataläckor!

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Ta emot veckans trendiga inlägg och de senaste meddelandena från FastestVPN via vårt nyhetsbrev via e-post.

E-postadress