Могут ли компании читать личные электронные письма?

28 августа 2024 By Нэнси Уильям Без комментариев 5 минут

Большинство сотрудников задаются вопросом: «Могут ли компании читать личные электронные письма?» Учитывая быстрый технологический прогресс в сфере наблюдения и развивающуюся правовую базу, многие люди по понятным причинам беспокоятся о своей конфиденциальности. На работе правила меняются, и безопасная электронная почта имеют другое значение. В этом blog В сообщении, написанном с использованием экспертной информации хостинговой компании one.com, мы разбираем ключевые аспекты мониторинга электронной почты в 2024 году, чтобы прояснить, что вам нужно знать. 

НАКОНЕЧНИК - Даже если вы используете свои личные устройства для отправки и получения личной электронной почты на работе, это можно отслеживать, если вы подключены к офисной сети Wi-Fi. Всегда учитывайте дополнительные меры безопасности и подключайтесь к лучшему VPN. FastestVPN защищает ваше интернет-соединение от переключения и защиту ваших данных. 

Давайте сначала обсудим правовую базу

Здесь мы обсудили правовую основу личной и рабочей электронной почты: 

Рабочие электронные письма

Как правило, работодатели имеют право отслеживать электронные письма, отправленные и полученные через учетные записи электронной почты и устройства компании. Почему? 

Эти электронные письма считаются собственностью компании. Согласно Закону о конфиденциальности электронных коммуникаций (ПАСЕ) в Соединенных Штатах работодатели могут отслеживать сообщения, если у них есть законные деловые причины или если работодатели дают информированное согласие.

Личные электронные письма

Работодатели не имеют законного права для мониторинга использования частной электронной почты на личных устройствах, особенно в нерабочее время. Однако их можно отслеживать, если доступ к личной электронной почте осуществляется с помощью корпоративных устройств или сетей.

Зачем отслеживать электронную почту?

Вы можете быть удивлены, почему ваш работодатель может захотеть читать ваши электронные письма. У них есть несколько причин, среди которых:

• Охрана– Чтобы защитить конфиденциальную информацию компании и предотвратить утечку данных, работодатели могут отслеживать электронную почту, чтобы выявить и остановить потенциальные угрозы.
• производительность– Чтобы обеспечить эффективное использование сотрудниками своего времени, мониторинг может выявить закономерности неэффективного или неправильного использования.
• Комплаенс-Сотрудникам, возможно, придется отслеживать электронную почту, чтобы обеспечить соблюдение политики компании и требований законодательства, особенно там, где соблюдение имеет решающее значение.

Повышение осведомленности сотрудников

Есть две области, в которых вы можете повысить осведомленность сотрудников об отправке личных электронных писем в компании или на рабочем месте: 

Разглашение

Работодатели обычно должны информировать сотрудников, если их электронная почта отслеживается. Это часто делается с помощью политик компании или инструкций для сотрудников. Прозрачность является ключом к поддержанию доверия и обеспечению осведомленности сотрудников о своих правах и обязанностях.

Согласие

В некоторых юрисдикциях может потребоваться явное согласие сотрудников. Этого можно добиться путем подписания соглашений или подтверждения политики компании.

Вопросы конфиденциальности сотрудников

Сотрудники никогда не принимают на себя ограничения, которые могут быть на рабочем месте. Работодатель также должен проявлять чувство уважения в следующих областях: 

Ожидания конфиденциальности

Сотрудники должны иметь разумные основания рассчитывать на конфиденциальность личных сообщений, но это ограничение ограничено при использовании ресурсов компании. Суды в целом поддержали тот факт, что сотрудники меньше ожидают конфиденциальности при использовании систем электронной почты компании. Это то, что работодатель должен учитывать, прежде чем предпринимать какие-либо действия или отслеживать личные электронные письма или данные. 

Оценка воздействия

Компаниям рекомендуется проводить оценку воздействия, чтобы сбалансировать потребности в мониторинге и конфиденциальность сотрудников. Эти оценки гарантируют, что практика мониторинга является пропорциональной и справедливой.

Инструменты и методы

Инструменты такие как EmailAnalytics для Gmail и Microsoft Viva для Outlook, обычно используются для мониторинга активности электронной почты. Эти инструменты отслеживают объем электронной почты, время ответа и модели общения.

Сотрудники также могут контролировать экраны компьютеров, регистрировать нажатия клавиш и отслеживать использование Интернета и телефона. Эти методы обеспечивают комплексное представление о деятельности сотрудников и могут быть проанализированы для выявления потенциальных проблем.

Возможные последствия

Какие юридические и потенциальные последствия следует учитывать работодателям перед мониторингом и отслеживанием персональных данных? Вот два наиболее важных фактора:  

Правовые риски

Незаконный мониторинг может привести к юридическим проблемам и штрафам. Чтобы не попасть в суд, работодатели должны обеспечить соответствие практики мониторинга соответствующим законам и правилам.

Доверие сотрудников

Чрезмерный контроль может подорвать доверие и повлиять на моральный дух сотрудников. Работодатели должны сбалансировать мониторинг по уважительным причинам и уважение конфиденциальности сотрудников.

Каковы наилучшие методы для работодателей по поддержанию баланса?

Вот некоторые практики, которые работодатели должны соблюдать: 

Прозрачность

Четко донесите до сотрудников политику мониторинга. Прозрачность помогает укрепить доверие и обеспечить понимание сотрудниками причин мониторинга.

Мониторинг лимитов

Контролируйте только в той степени, в которой это необходимо для действительных деловых целей. Чрезмерный мониторинг может вызвать проблемы конфиденциальности и повлиять на моральный дух. 

Защита данных

Убедитесь, что все собранные данные надежно хранятся и используются надлежащим образом. Меры по защите данных необходимы для поддержания доверия сотрудников и соблюдения требований законодательства.

В заключение: компании читают личные электронные письма

Понимание нюансов мониторинга электронной почты важно как для работодателей, так и для сотрудников. Зная правовую базу, причины мониторинга и соображения конфиденциальности, вы сможете более уверенно ориентироваться в вопросе.

Для получения более подробной информации о том, читают ли компании личные электронные письма, ознакомьтесь с официальными источниками, такими как Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций в США и рекомендации Управления комиссара по информации в Великобритании, а также других местных регулирующих органов в вашей сфере деятельности. 

Подписаться на новостную рассылку

Получайте самые популярные сообщения недели и последние объявления от FastestVPN через нашу электронную рассылку.

Ваш e-mail