企業は個人のメールを読むことができますか?

2024 年 8 月 28 日 By ナンシー・ウィリアム コメントはありません 5 minutes

ほとんどの従業員は、「会社は個人のメールを読むことができますか？」と尋ねます。 監視技術の急速な進歩と法制度の進化により、多くの人がプライバシーを心配するのは当然です。職場ではルールが変わり、 安全なメール 異なる意味を持っています。 blog ホスティング会社 one.com の専門家の情報を基に書かれたこの投稿では、2024 年の電子メール監視の重要な側面を分析し、知っておくべきことを明らかにします。 

ヒント - 職場で個人のデバイスを使用してプライベートなメールを送受信している場合でも、オフィスの WiFi ネットワークに接続している場合は監視される可能性があります。常に追加のセキュリティ対策を検討し、最適な VPN に接続してください。 FastestVPN インターネット接続の切り替えやデータの保護を防ぎます。 

まずは法的枠組みについて議論しましょう

ここでは、個人用メールと仕事用メールの背後にある法的枠組みについて説明しました。 

仕事用メール

一般的に、雇用主は会社の電子メール アカウントやデバイスを通じて送受信される電子メールを監視する権利を有します。なぜでしょうか? 

これらのメールは会社の財産とみなされます。電子通信プライバシー法（ECPA）米国では、正当な業務上の理由がある場合、または雇用主が十分な情報に基づいて同意した場合に、雇用主は通信を監視することができます。

個人メール

企業 法的権利がない 特に勤務時間後に個人のデバイスでプライベートメールの使用を監視する。ただし、会社のデバイスやネットワークを使用して個人のメールにアクセスすると、監視される可能性があります。

メールを監視する理由

雇用主があなたのメールを読みたがる理由が不思議に思われるかもしれません。次のような理由が考えられます。

• セキュリティ– 企業の機密情報を保護し、データ漏洩を防ぐために、雇用主は電子メールを監視して潜在的な脅威を特定し、阻止することができます。
• 生産性– 従業員が時間を効果的に活用していることを確認するために、監視によって非効率性や誤用パターンを明らかにすることができます。
• コンプライアンス- 特にコンプライアンスが重要な場合には、従業員は会社のポリシーと法的要件に準拠していることを確認するために電子メールを監視する必要がある場合があります。

従業員の意識向上

会社や職場で個人的なメールを送信することについて従業員の意識を高めることができる領域は 2 つあります。 

開示

雇用主は通常、従業員の電子メールが監視されているかどうかを従業員に通知する必要があります。これは多くの場合、会社のポリシーまたは従業員ハンドブックを通じて行われます。透明性は、信頼を維持し、従業員が自分の権利と責任を認識するための鍵となります。

同意

管轄地域によっては、従業員からの明示的な同意が必要になる場合があります。これは、署名済みの契約書または会社のポリシーの承認を通じて取得できます。

従業員のプライバシーに関する考慮事項

職場で起こり得る制限を従業員だけが想定するのは決して無理なことです。雇用主も、以下の点について敬意を払う必要があります。 

プライバシーの期待

従業員は個人的な通信についてはプライバシーを当然期待すべきですが、会社のリソースを使用する場合はプライバシーが制限されます。裁判所は一般的に、会社の電子メール システムを使用する場合、従業員のプライバシーの期待は低下すると判断しました。 これは、雇用主が行動を起こしたり個人の電子メールやデータを監視したりする前に考慮する必要があることです。 

影響評価

企業は、監視の必要性と従業員のプライバシーのバランスをとるために影響評価を実施することが推奨されます。これらの評価により、監視の実施が適切かつ公平であることが保証されます。

ツールと方法

ツール Gmail の EmailAnalytics や Outlook の Microsoft Viva などは、電子メールのアクティビティを監視するためによく使用されます。これらのツールは、電子メールの量、応答時間、通信パターンを追跡します。

従業員は、コンピュータ画面を監視したり、キー入力を記録したり、インターネットや電話の使用状況を監視したりすることもできます。これらの方法により、従業員の活動を包括的に把握し、分析して潜在的な問題を特定することができます。

潜在的な結果

個人データを監視および追跡する前に、雇用主はどのような法的および潜在的な結果を念頭に置くべきでしょうか? 最も重要な 2 つの要素を以下に示します。  

法的リスク

違法な監視は法的訴訟や罰則につながる可能性があります。 訴訟を避けるために、 雇用主は、監視慣行が関連する法律や規制に準拠していることを確認する必要があります。

従業員の信頼

過度な監視は信頼を損ない、従業員の士気に影響を与える可能性があります。 雇用主は、正当な理由による監視と従業員のプライバシーの尊重のバランスを取る必要があります。

雇用主が追跡残高を維持するためのベストプラクティスは何ですか?

雇用主が維持すべき慣行は次のとおりです。 

透明性

監視ポリシーを従業員に明確に伝えます。透明性は信頼の構築に役立ち、従業員が監視の理由を理解できるようにします。

制限監視

正当なビジネス目的に必要な範囲でのみ監視してください。監視を過度に行うと、プライバシーに関する懸念が生じ、士気に影響を与える可能性があります。 

データ保護

収集されたデータが安全に保存され、適切に使用されるようにします。データ保護対策は、従業員の信頼を維持し、法的要件を遵守するために不可欠です。

結論 – 企業は個人のメールを読む

電子メール監視のニュアンスを理解することは、雇用者と従業員の両方にとって不可欠です。法的枠組み、監視の理由、プライバシーに関する考慮事項を知っておくことで、より自信を持って問題に対処できます。

企業が個人の電子メールを読んでいるかどうかに関する詳しい情報については、米国の電子通信プライバシー法や英国の情報コミッショナー事務局のガイドラインなど、事業を展開している地域のその他の地方規制機関の公式情報源を確認してください。 

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