هل تستطيع الشركات قراءة رسائل البريد الإلكتروني الشخصية؟

28 أغسطس 2024 By نانسي وليام لا توجد تعليقات 5 دقائق

يتساءل معظم الموظفين: "هل تستطيع الشركات قراءة رسائل البريد الإلكتروني الشخصية؟" مع التقدم التكنولوجي السريع في المراقبة والأطر القانونية المتطورة، يشعر الكثير من الناس بالقلق بشأن خصوصيتهم. في العمل، تتغير القواعد، و رسائل البريد الإلكتروني الآمنة لها معنى مختلف. في هذا blog منشورًا مكتوبًا بمعلومات الخبراء من شركة الاستضافة one.com، نقوم بتفصيل الجوانب الرئيسية لمراقبة البريد الإلكتروني في عام 2024 لتوضيح ما تحتاج إلى معرفته. 

تلميح - حتى إذا كنت تستخدم أجهزتك الشخصية لإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة في العمل، فمن الممكن مراقبتها إذا كنت متصلاً بشبكة WiFi الخاصة بالمكتب. ضع في اعتبارك دائمًا القليل من الاحتياطات الأمنية الإضافية وتواصل مع أفضل VPN. FastestVPN يؤمن اتصالك بالإنترنت من التبديل وتأمين بياناتك. 

دعونا أولا نناقش الإطار القانوني

لقد ناقشنا هنا الإطار القانوني وراء رسائل البريد الإلكتروني الشخصية ورسائل العمل: 

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

بشكل عام، يحق لأصحاب العمل مراقبة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة من خلال حسابات البريد الإلكتروني والأجهزة الخاصة بالشركة. لماذا؟ 

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني هذه ملكًا للشركة. وفقًا لقانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) في الولايات المتحدة، يمكن لأصحاب العمل مراقبة الاتصالات إذا كان لديهم سبب تجاري مشروع أو إذا أعطى أصحاب العمل موافقة مستنيرة.

رسائل البريد الإلكتروني الشخصية

اصحاب العمل ليس لديك الحق القانوني لمراقبة استخدام البريد الإلكتروني الخاص على الأجهزة الشخصية، وخاصة بعد ساعات العمل. ومع ذلك، يمكن مراقبتها إذا تم الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الشخصية باستخدام أجهزة الشركة أو شبكاتها.

لماذا مراقبة رسائل البريد الإلكتروني؟

قد تتساءل لماذا قد يرغب صاحب العمل في قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ولهم عدة أسباب منها:

• حماية– لحماية معلومات الشركة الحساسة ومنع اختراق البيانات، يمكن لأصحاب العمل مراقبة رسائل البريد الإلكتروني لتحديد التهديدات المحتملة وإيقافها.
• إنتاجية– للتأكد من أن الموظفين يستخدمون وقتهم بفعالية، يمكن أن تكشف المراقبة عن أنماط عدم الكفاءة أو سوء الاستخدام.
• الضوابط- قد يتعين على الموظفين مراقبة رسائل البريد الإلكتروني لضمان الالتزام بسياسات الشركة والمتطلبات القانونية، خاصة عندما يكون الامتثال أمرًا بالغ الأهمية.

رفع وعي الموظفين

هناك مجالان يمكنك من خلالهما زيادة وعي الموظفين حول إرسال رسائل البريد الإلكتروني الشخصية في الشركة أو مكان العمل: 

إفشاء

يجب على أصحاب العمل عادةً إبلاغ الموظفين إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم تخضع للمراقبة. ويتم ذلك غالبًا من خلال سياسات الشركة أو كتيبات الموظفين. تعد الشفافية أمرًا أساسيًا للحفاظ على الثقة وضمان وعي الموظفين بحقوقهم ومسؤولياتهم.

موافقة

في بعض الولايات القضائية، قد تكون الموافقة الصريحة من الموظفين ضرورية. ويمكن الحصول على ذلك من خلال الاتفاقيات الموقعة أو الإقرار بسياسات الشركة.

اعتبارات خصوصية الموظف

لا يقتصر الأمر على الموظفين فقط لتحمل القيود التي يمكن أن يفرضها مكان العمل. يحتاج صاحب العمل أيضًا إلى الشعور بالاحترام في المجالات التالية: 

توقعات الخصوصية

يجب أن يكون لدى الموظفين توقعات معقولة بخصوصية الاتصالات الشخصية، ولكن هذا يكون محدودًا عند استخدام موارد الشركة. أيدت المحاكم بشكل عام أن الموظفين لديهم توقعات أقل فيما يتعلق بالخصوصية عند استخدام أنظمة البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة. وهذا أمر يحتاج صاحب العمل إلى أخذه بعين الاعتبار قبل اتخاذ أي إجراء أو مراقبة رسائل البريد الإلكتروني أو البيانات الشخصية. 

تقييمات الأثر

يتم تشجيع الشركات على إجراء تقييمات التأثير لتحقيق التوازن بين احتياجات المراقبة وخصوصية الموظفين. وتضمن هذه التقييمات أن تكون ممارسات الرصد متناسبة وعادلة.

الأدوات والطرق

الأدوات مثل EmailAnalytics for Gmail وMicrosoft Viva for Outlook يتم استخدامها بشكل شائع لمراقبة نشاط البريد الإلكتروني. تقوم هذه الأدوات بتتبع حجم البريد الإلكتروني ووقت الاستجابة وأنماط الاتصال.

يمكن للموظفين أيضًا مراقبة شاشات الكمبيوتر، وتسجيل ضغطات المفاتيح، ومراقبة استخدام الإنترنت والهاتف. توفر هذه الأساليب نظرة شاملة لنشاط الموظف ويمكن تحليلها لتحديد المشكلات المحتملة.

العواقب المحتملة

ما هي العواقب القانونية والمحتملة التي يجب على أصحاب العمل مراعاتها قبل مراقبة وتتبع البيانات الشخصية؟ فيما يلي اثنان من أهم العوامل:  

المخاطر القانونية

يمكن أن تؤدي المراقبة غير القانونية إلى تحديات قانونية وعقوبات. لتجنب التعرض للمقاضاة، يجب على أصحاب العمل التأكد من أن ممارسات المراقبة تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة.

ثقة الموظف

المراقبة المفرطة يمكن أن تؤدي إلى تآكل الثقة وتؤثر على معنويات الموظفين. يجب على أصحاب العمل الموازنة بين المراقبة لأسباب وجيهة واحترام خصوصية الموظف.

ما هي أفضل الممارسات لأصحاب العمل للحفاظ على رصيد التتبع؟

فيما يلي بعض الممارسات التي يجب على أصحاب العمل الحفاظ عليها: 

الشفافية

توصيل سياسات المراقبة بوضوح للموظفين. تساعد الشفافية على بناء الثقة والتأكد من فهم الموظفين لأسباب المراقبة.

مراقبة الحدود

قم بالمراقبة فقط بالقدر اللازم لأغراض تجارية صالحة. الإفراط في المراقبة يمكن أن يثير مخاوف تتعلق بالخصوصية ويؤثر على الروح المعنوية. 

حماية البيانات

تأكد من تخزين أي بيانات تم جمعها بشكل آمن واستخدامها بشكل مناسب. تعتبر تدابير حماية البيانات ضرورية للحفاظ على ثقة الموظفين والامتثال للمتطلبات القانونية.

في الختام - الشركات تقرأ رسائل البريد الإلكتروني الشخصية

يعد فهم الفروق الدقيقة في مراقبة البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا لكل من أصحاب العمل والموظفين. بمعرفة الإطار القانوني وأسباب المراقبة واعتبارات الخصوصية، يمكنك التعامل مع المشكلة بثقة أكبر.

للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول ما إذا كانت الشركات تقرأ رسائل البريد الإلكتروني الشخصية، راجع المصادر الرسمية مثل قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية في الولايات المتحدة والإرشادات الصادرة عن مكتب مفوض المعلومات في المملكة المتحدة، من بين الهيئات التنظيمية المحلية الأخرى في منطقة عملك. 

اشترك في النشرة الإخبارية

تلقي المنشورات الشائعة لهذا الأسبوع وآخر الإعلانات من FastestVPN عبر النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني